Hallo, ich freue mich, dass du auf meinen kleinen Trick rein gefallen bist. Die reißerische Überschrift hat dich klicken lassen.

Doch du weißt genau so gut wie ich, dass ein Leben ohne Mail hierzulande nicht mehr denkbar ist.

Zumindest nicht solange du nicht schon in Rente bist. Und auch dann ist es die Ausnahme.

Aber was geht, ist das Mailaufkommen drastisch zu minimieren.

Für den Weg zu einem E-Mail armen Leben habe ich jetzt 15 (teils ungewöhnliche) Tipps für dich:

1) ein Postfach für alle Adressen

Einloggen – Emails lesen – Ausloggen

Einloggen – E-Mail schreiben -Ausloggen

Einloggen usw. usw.

Spare dir viel Arbeit und Zeit in dem du alle Mails in ein Postfach umleitest und dort zentral verwaltest.

Das hilft auch dabei besser den Überblick über deine digitale Post zu behalten.

2) Newsletter Unroll.me

Ich liebe Newsletter. Allerdings nur weil ich nur die behalte, die mich aktuell interessieren.

Mit einem kleinen Tool ist das ganz einfach.

Unroll.me durchforstet deine Postfächer, inklusive deinem Archiv, nach potentiellen Newslettern.

Dann kannst du mit nur einem Klick entscheiden ob Mails von diesem Empfänger in Zukunft weiter im Posteingang landen sollen oder gelöscht werden.

Und das Beste: Du kannst die Mails auch sammeln lassen. Dann bekommst du täglich eine Mail mit Links zu allen spannenden empfangenen Newslettern.

3) Fragezeichenverbot

Diese Regel ist ungewohnt und braucht zu Beginn einiges an Selbstdisziplin. Die Regel verlangt, dass du überhaupt keine Fragezeichen in Mails verwendest.

Denn jedes Fragezeichen provoziert eine Antwort. Die Vermeidung von ? vermindert dein Mailaufkommen enorm. Probier es aus!

4) cc und bcc nicht beachten

Dieser Weg zu weniger Emails ist zugegebenermaßen radikal. Aber dafür ist er auch sehr wirkungsvoll.

Erstelle dir einen Filter und sortiere alle Mails bei denen du mit cc oder bcc im Empfänger stehst ungelesen aus.

Denn was bedeuten diese beiden Abkürzungen?

CC = Copy

Du bekommst diese Mail um von etwas Kenntnis zu nehmen.

BCC = Blind Copy

Du sollst von etwas Kenntnis haben und deine Adresse bleibt für andere Empfänger unsichtbar.

In beiden Fällen ist die Mail nicht direkt an dich adressiert. Meist bist du einer von vielen Empfängern. Nur in seltenen Fällen braucht eine solche Mail eine zeitnahe Antwort.

Wenn dir das komplette aussortieren zu radikal ist, sortiere die Mails in einen Ordner und lese sie einmal die Woche durch.

5) Spark Wiedervorlage

Im Büro ist die Wiedervorlage ein alter Hut. Dokumente die man erst später braucht werden unter dem entsprechenden Datum abgelegt und sind, wenn es so weit ist, schnell zur Hand.

Umso erstaunlicher, dass eine so erfolgreiche Methode von nur wenigen Menschen für die Mailbearbeitung genutzt wird.

Wäre es nicht toll, wenn du Mails, die du erst später brauchst mit wenigen klickst weg legen könntest und diese erst wenn du sie benötigst wieder in deinem Posteingang auftauchen?

Das ist kein Traum. Mit der Mailapp Spark ist es Realität.

6) Spark Kurzantworten

Häufig antworte ich sehr ähnlich auf Emails. Ich schreibe zum Beispiel. “Finde ich gut”, “Ich werde mich drum kümmern.” oder “Habe ich gerade erledigt.”.

Früher musste ich diese kurzen Antworten immer wieder tippen. Heute nutze ich Schaltflächen unter der Mail und schicke so mit nur einem Klick meine Antwort.

Eine irre Zeitersparnis.

Auch das geht mit Spark.

7) Mit Sprachnachrichten antworten und schreiben

Komplexe Dinge lassen sich in Textform nur schwer erklären. Telefonieren ist nicht immer eine Alternative, denn dafür müssen beide Gesprächspartner gleichzeitig erreichbar sein. Noch schwieriger wird es, wenn mehr als zwei Personen beteiligt sind.

Es gibt daher inzwischen Onlinedienste mit denen man mit Sprachnachrichten Mails schreiben und beantworten kann. Diese Dienste verursachen jedoch monatliche Kosten.

Doch es geht auch kostenfrei.

Mit welchen Tools das ohne monatliche Kosten möglich ist erfährst du in meinem Onlinekurs.

8) Drei E-Mail Regel

Diese einfache Regel spart nicht nur Zeit, sondern beugt auch häufig Missverständnissen vor. Und im Gegensatz zu manch anderen Weg in diesem Artikel, braucht diese Möglichkeit keinerlei Vorbereitung.

Du musst dich nur an folgendes halten:

Sobald du mehr als drei Mails (hin und her) brauchst um einen Sachverhalt zu klären, wechsel das Kommunikationsmedium. Schreibe keine weitere Mail, sondern greife zum Telefon.

9) Emails nur einmal täglich öffnen

“Öffne dein Postfach nur einmal täglich.”

Wenn ich diesen Satz sage, hagelt es umgehend Argumente warum das nicht möglich sei.

Aber mal Hand aufs Herz, wenn du nicht im Mailsupport oder als Sekretärin arbeitest, dann ist es möglich.

Natürlich braucht das, gute Planung der Mails die man schreiben möchte und eine große Portion Selbstdisziplin. Aber wenn deine Mails dich stressen (und das tun sie, sonst hättest du nicht bis hier hin gelesen), ist das einer der wichtigsten Tipps die ich dir geben kann.

Du kannst dich nach und nach daran gewöhnen.

Beobachte zunächst einmal, wie oft du täglich deinen Posteingang öffnest. Und dann reduziere nach und nach.

10) VA (Virtuelle Assistenten vorsortieren lassen)

Wer sagt eigentlich, dass du deine Mails alle selber lesen musst?

Alle Mails ohne vertraulichen Inhalt kannst du von einer Sekretärin oder virtuellen Assistentin vorsortieren lassen.

Sie (oder Er) kann alle Mails die keine Handlung benötigen ablegen oder sogar löschen.

Für häufige Mailanfragen, kannst du ihr ein standardisiertes Prozedere zur Reaktion an die Hand geben. Tim Ferris hat zum Beispiel seinen Kundensupport angewiesen den Kunden bis zu einer Summe X immer zufrieden zu stellen. Nur wenn die Zufriedenheit des Kunden mehr kosten würde, wird die Mail an ihn weiter geleitet.

Achte mal darauf bei wie vielen Mails du wirklich selbst agieren musst. Natürlich kostet es Geld jemanden diese Arbeit machen zu lassen.

Aber, was ist dir deine Zeit wert?

11) E-Mail freie Tage

Die ersten Firmen sperren Ihre E-Mail Server 1 Stunde nach dem Feierabend und am Wochenende. Mit dieser Zwangsmaßnahme ermöglichen Sie es Ihren Angestellten am Wochenende wirklich frei zu machen.

Nur weil wir immer arbeiten können, heißt das nicht, dass wir es auch müssen.

Lege deshalb Tage fest an denen du keine Mails liest, schreibst oder beantwortest.

12) Keine Mailapp auf Handy

Das gleiche wie bei Punkt 11 gilt auch für den Ort. Wir können überall arbeiten, aber wir müssen es nicht.

Lösche deshalb jetzt die Mailapp von deinem Handy. Wenn sie dir in den nächsten sieben Tagen mehr als fünfmal fehlt (wirklich fehlt, nicht nur um deine Sorge etwas zu verpassen zu befriedigen), darfst du sie wieder installieren. Aber eben nur dann.

13) Schreibe immer mobil

Nein, das ist kein Widerspruch zum vorherigen Tipp. Denn du sollst nicht wirklich mobil schreiben, es soll nur so aussehen.

Kennst du den Satz unter Mails “Von meinem iPhone gesendet.” (gibt es auch von anderen Herstellern)?

Dieser Satz hat drei Effekte auf den Empfänger:

  1. Er fühlt sich gebauchpinselt. Denn du nimmst dir unterwegs für ihn Zeit.
  2. Er hält dich für Vielbeschäftigt. Du musst sogar unterwegs arbeiten.
  3. Er wird weniger häufig antworten, um dich nicht zusätzlich zu stressen. Vor einer Rückantwort prüft er ob sein Anliegen wirklich so wichtig ist, dass du dich bei deiner knappen Zeit sofort darum kümmern musst.

Und jetzt kommt der Trick: Du musst nicht wirklich mobil schreiben um diesen Satz unter deine Mails zu schreiben. Raffiniert oder

Ändere einfach nur deine Signatur.

14) Schreibe späte Emails

Schicke deine Mails immer zwischen 23 Uhr und Mitternacht. So landen deine Nachrichten morgens in den überfüllten Posteingängen deiner Empfänger. Das vermindert die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Antwort enorm.

Mit dieser Methode verhinderst du außerdem, dass du am selben Tag wegen derselben Sache mehrmals hin und her schreiben musst.

Wenn du nicht so lange Augenleiden willst, nutze die Erweiterung „Boomerang” für Gmail.

15) Five.sentence

Es gibt Menschen die alle Mails mit maximal 5 Sätzen beantworten und schreiben. Das spart enorm viel Zeit.

Um zu erklären, dass es keine Unhöflichkeit ist und das sie mit jeder Mail so verfahren, verweisen sie auf Five.sentence.es

Gibt es weitere Tipps, die ich noch nicht kenne?

Schreibe mir deine ungewöhnlichsten Tipps & Tricks zum Umgang mit Mails unten in die Kommentare. Ich will gern von dir lernen.

viele Grüße Ben

Benjamin Floer

Theologe & Blogger bei benjaminfloer.com
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