Heute möchte ich mich in meinem Beitrag, wie von André aufgetragen, um das spannende Thema Dokumentenverwaltung kümmern. Im Rahmen unserer Macher-Challenge hat André ja bereits in seinem letzten Beitrag eine Aufgabenstellung formuliert, die es für mich diese Woche zu erledigen galt. Das hat vor allem damit zu tun, dass es um grundlegende Fakten und Abläufe geht, die natürlich vor der Entpapierisierung des Büros erledigt sein müssen.

Während meiner Arbeit an der Macher-Challenge und der konkreten Aufgabenstellung meine Prozesse einmal darzustellen, bin ich über diverse Dinge gestolpert. Und es fühlte sich für mich an wie der Spruch: „Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht“. Teils offensichtliche Bugs liegen einfach in der Gegend rum, aber ich habe sie nie wirklich wahrgenommen. Einen davon hatte ich ja bereits in meinem Einführungsartikel letzte Woche genannt. Dabei ging es um meinen Posteingang, der direkt nach dem digitalisierenden Dienstleister stoppte. Eindeutiger Fall von nicht weiter gedacht.

Die Dokumentenverwaltung ist deine Aorta

Keine Frage, Geld verdienen du und ich definitiv nicht mit der Dokumentenverwaltung im Unternehmen. Dennoch spielen die Organisation und der Ablauf der Prozesse eine enorm wichtige Rolle. Man kann an der Stelle über Deutschland und seine Bürokratisierung schimpfen – oder es einfach sein lassen. Die guten Ämter administrieren an der Stelle über 80 Millionen Personen, hunderttausende von Unternehmen und Milliarden von Dokumenten. Der einzig richtige Weg an der Stelle ist das Einführen von Prozessen, die alle Beteiligten in der gleichen Form bewältigen müssen.

Merkst du was? Eigentlich ist das Aufzeigen deiner eigenen Prozesse nichts anderes als deine eigene Dokumentenverwaltung, an die du dich und andere sich halten sollst. Und warum? Einfach nur aus dem einfachen Grund, dass du es sauber organisiert haben möchtest. Du weißt, dass viele Dokumente in deinem unternehmerischen Alltag eine wichtige Rolle spielen. Fehlt eine Rechnung, kannst du dazu die Vorsteuer im Zweifel nicht ziehen. Ohne eine Umsatzsteuer-ID-Kennung wirst du die eine oder andere Hürde bei der Anmeldung von Services nicht schaffen. Und so zieht es sich durch deinen unternehmerischen Alltag wie ein roter Faden.

Dabei bist du IMMER darauf angewiesen, die Dokumente in einer angemessenen Zeit zu beschaffen, wenn beispielsweise das Finanzamt deine Rechnungen sehen will. Angemessene Zeit kann bedeuten, dass du für 5 Tage deine Online-Speicher und Ordner im Büro wälzen musst, um das angefragte Dokument zu finden. Am besten noch ohne Schlaf und mit viel Kaffee. Was passiert? Mit Sicherheit wirst du das Dokument irgendwann finden oder neu anfordern, aber du verlierst unglaublich viel Zeit. Zeit, in der du dich nicht um deine Kunden kümmern kannst und folglich auch keinen Umsatz machen kannst. Das ist der Grund weshalb ich die sauber organisierte Dokumentenverwaltung für das wichtigste Rückgrat deines Unternehmens halte.

Was passiert denn schon bei mir?

Ganz ehrlich, als ich die Aufgabe von André gelesen habe, empfand ich sie als nicht besonders schlimm. Ein, zwei Stündchen und alles wäre fertig. Nun denn, dann hier einmal der Erguss aus meiner Arbeit, die weitaus mehr als nur zwei Stunden gebraucht hat. Warum? Weil mir bis dato gar nicht bewusst war welch komplexes Konstrukt ich bereits bei mir „erfunden“ habe. Und dazu gab es nicht unbedingt die Notwendigkeit, sondern es waren einfach nur kleine Lösungen. Jede für sich hat bei mir ihr Bestandsrecht, weil sie ein Problem löste, aber über alles sah es einfach aus wie ein kleiner Flickenteppich. Und wie gesagt, ich bin Kleinunternehmer und schreibe gerade mal fünf bis zehn Rechnungen pro Monat.

Prozesse im Posteingang

Wer meinen Artikel zur Vorstellung kennt, weiß, dass ich versucht habe sehr kostenbewusst zu starten. Eine Mailadresse bei Gmail, der freie Online-Speicher von Google Drive sowie Dropbox und ansonsten bitte alles das nutzen, was ebenfalls kein Geld kostet. Kann man machen und ist bestimmt nicht verkehrt, aber am Ende führen die Dinge nicht zusammen einen Ort.

So scannt mein Dienstleister meine Eingangspost und stellt mir diese online in der Web-Anwendung zur Verfügung. Dort kann ich sie einsehen, herunter laden oder was auch immer damit tun. Gemacht habe ich nichts. Und ich war überrascht, als ich über die ständig steigende Rechnung gestolpert bin. Natürlich wird hier die Archivierung der Dokumente berechnet, was der Vereinbarung entspricht, aber gekümmert habe ich mich darum nicht.

Nicht jeder Postdienstleister hat die Info über den Nachsendeantrag (beziehungsweise kenne ich nicht jeden Postdienstleister und habe diese nicht alle informiert). Insofern ist der eine oder andere Brief auch bei mir zu Hause angekommen. Und was passiert damit? Die habe ich dann gescannt und auf meinem Rechner abgelegt. Klasse Idee eigentlich, nur hat das nichts mit einer Dokumentenverwaltung zu tun.

Tipp #1 für deine Dokumentenverwaltung: Richte alles auf einen Punkt aus

Viele Wege führen nach Rom – sagt schon ein Sprichwort. Am Ende treffen sich aber alle Wege in Rom und wenn du die italienische Stadt als Ziel ausgewählt hast, bist du dann am Ziel angekommen. Ich sagte bereits, dass es mir mit meinem papierlosen Büro vor allem darum geht ortsunabhängig arbeiten zu können. Insofern ist die Ortsunabhängigkeit mein Rom.

Alle meine Prozesse im Posteingang müssen also ausgerichtet werden, dass die Dokumente am Ende der Prozesskette an einem bestimmten Platz liegen. Das bedeutet für mich konkret, dass ich mir Gedanken um die Speicherung der Daten in einer Cloud machen muss. Das will und kann ich heute nicht hier machen, aber der heutige Prozess ist bei mir blödsinnig. Sowohl mein digitaler Posteingang als auch mein physischer Posteingang (ganz wichtig: Briefkasten und Maileingang) müssen so ausgerichtet werden, dass die Dokumente später an einem Ort in einer Struktur wieder auffindbar sind.

Tipp #2: Gut Ding will Weile haben, darf aber dann auch gerne etwas kosten

Gelernt habe ich auch, dass die Struktur aus den kostenlosen Cloud-Speichern suboptimal ist. Anfangs dachte ich mit den 2-3 GB kriege ich einiges bewerkstelligt. Mit der Zeit hat sich allerdings heraus gestellt, dass es nicht ausreicht. Das liegt vor allem an Unterlagen, die ich für mich selbst als Weiterbildung nutze.

Ortsunabhängig zu arbeiten bedeutet für mich auch gleichzeitig, dass ich mich dort weiterbilden möchte. Es gibt also eine Reihe von Videos, Präsentationen oder Ebooks, auf die ich immer Zugriff haben möchte. Nicht zuletzt weil ich sie nur einmal nutze, sondern weil ich weiß auf welche Ressource ich zurückgreifen muss, wenn ich für einen Kunden eine bestimmte Information suche.

Mein To do ist es also hier den zentralen Ort zu bestimmen und dafür im Zweifel auch ein paar Euro in die Hand zu nehmen. Zudem ist das Thema Datenschutz und Datensicherheit etwas, um das ich mir dato nur oberflächlich Gedanken gemacht habe. Allerdings verwalte ich auch nur sehr wenige Kundendaten oder anderweitige Daten, die unter den Datenschutz fallen. Insofern muss ich mir das Thema anschauen, erwarte aber erst einmal keine tiefgreifenden Prozessstrukturen, die alles umwerfen, was ich bis dato hatte.

Prozesse während der Arbeitsphasen

Meine Arbeitsphasen, um das Wort Arbeitszeiten zu vermeiden, sind sehr unterschiedlich. Mal ist es eine Stunde in der Bahn, dann eine Wartestunden beim Doc im Wartezimmer oder auch mal ein Abend, wenn die Kinder schlafen und meine Frau mit ihren Mädels unterwegs ist. Grundvoraussetzung und mega wichtig ist für mich an der Stelle, dass ich überall und jederzeit arbeitsfähig sein muss.

Tipp #3 für die Dokumentenverwaltung: Wähle einen Weg für die Übermittlung

Ich habe Kunden aus den verschiedensten Bereichen. So sind dort beispielsweise zwei Online-Shops mit dabei, ein Kunde der Content-Portale unterhält und einige unregelmäßige Aufträge von verschiedenen Kunden für deren Blogs. Allesamt arbeiten komplett verschieden. Ich sehe mich hier als Dienstleister und daran gebunden, den Kundenwunsch zu erfüllen. Möchte er eine Produktbeschreibung direkt auf der Seite eingefügt bekommen, mache ich das gerne. Gleichermaßen übermittele ich aber auch Texte im html-Format als Word-Datei oder in Google Docs.

Wichtig: ich habe mir aufgeschrieben, welcher Weg für welchen Kunden vereinbart ist. Und ich gehe genau nur diesen einen Weg. Folglich muss ich für diesen einen Weg ein entsprechendes Konzept haben, wie ich die Daten oder das Dokument in mein Archiv bekommen oder dort in der Dokumentenverwaltung hinterlege.

Tipp #4: Automatisierung schlägt alles

Und so individuell wie ich auf die Kunden wünsche reagiere, habe ich auch einen sehr eigenen Lieblingsweg, wie die Ablage zu erfolgen hat. Oftmals passiert es nämlich, dass es dem Kunden egal ist und ich ihm meine Lösung „aufdrängen“ kann. Letztlich ist es aber aus meinem Dienstleister-Verständnis heraus egal welche der Lösungen wir wählen. Sie muss digital erfolgen und ich muss einen Prozess daran anknüpfen, der das Dokument ablegt.

Eine großes Thema, dass mich in 2018 begleiten wird. Ich möchte niemanden dafür haben, mein Archiv zu organisieren. Mein Wunsch ist es eine Logik zu entwerfen, die über mehrere Jahre hinaus leistungsfähig meine Dokumente verwaltet und ablegt. Und je mehr Zeit ich in die Idee investiere den Ablauf zu automatisieren, desto weniger Zeit wird mich der Ablauf in Zukunft kosten.

Tipp #5: Organisier dich in Projekten

Anfangs hatte ich es bei einem Shopkunden so organisiert, dass ich die Beiträge für seinen Blog geschrieben habe und über die Erledigung eine Nachricht über Trello gesendet habe. Dort gab es ein Board für ihn und wir haben die Themen dort eingekippt, mit einem Publishing-Datum versehen und fertig. Das hatte allerdings zur Folge, dass das Board mit der Zeit sehr groß und unübersichtlich wurde. Einerseits weil diverse Blog-Beiträge bereits abgehandelt wurden und andererseits weil wir die gemeinsamen Ideen dort in einem Auffangbecken gesammelt haben.

Um das ganze übersichtlicher zu gestalten sind wir im Sommer dazu übergangen saisonale Board zu entwerfen. Orientiert haben wir uns hier an den Jahreszeiten, die gleichzeitig enorm wichtig für seinen Garten-Shop waren. So gelang es, dass mit Abschluss der Jahreszeit auch gleichzeitig das Board „geschlossen und archiviert“ werden konnte. Seit der überaus positiven Erfahrung setze ich viel mehr auf diese „Projekte“ wie ich es nenne und unterteile die Aufgaben in Zeitabschnitte. Das hat den Vorteil, dass diese viel schneller abzulegen sind, gleichermaßen besser zu auffindbar sind und die Übersichtlichkeit der wichtigen Dinge im Arbeitsalltag gewährleistet ist.

Der Postausgang – vollkommen unterschätzt

Natürlich macht Rechnungen schreiben Spaß, aber gleichzeitig bedeutet der Arbeitsschritt auch, dass das erstellte Dokument für das Finanzamt und/oder den Steuerberater abgelegt werden muss. Bis heute schreibe ich meine Rechnungen selbst aus einer Excel-Vorlage heraus und um ehrlich zu sein: Es geht mir mächtig auf den Senkel. Jedes Mal muss ich die Vorlage öffnen, die entsprechenden Daten einfügen, das Dokument als pdf erstellen, verschicken und am Ende darauf, dass das Geld auch überwiesen wird. Zusätzlich muss ich den Vorgang irgendwie im Rahmen der Steuererklärung notieren und die Rechnung ablegen.

Tipp #6: Entwirf eine konsistente Dokumentenverwaltung

Meine Dokumentenverwaltung bisher war: online speichern und gut ist. Damit ist es ja digital und von mir aus kann die Sintflut kommen. Das Problem an der Sache: Es ist eigentlich nichts anderes, als dein Papierhaufen ungeordneter Dokumente auf dem Schreibtisch. Löst das Verhalten denn das grundlegende Problem? Meiner Meinung nach nein, denn trotz Suchfunktion und OCR-Dokumenten (was nicht immer der Fall sein muss) ist es einfach nur ein digitaler Papierhaufen ohne System.

Mein „Projekt-Verhalten“ hat unter anderem auch eine sehr positive Auswirkung auf den Postausgang. Während ich vorher meine Rechnungen einfach nur weggespeichert habe, füge ich diese nun dem Online-Archiv zu einem Projekt hinzu. Je nach Abrechnungsmodalitäten kann ich Zwischen-Rechnungen oder halt eine Abschlussrechnung stellen. Diese kann ich dann dem Projekt-Ordner in der Ablage hinzufügen und habe damit ALLES was das Projekt betrifft an einem Ort.

Die Methodik muss nicht zwingend für jeden passen. Je größer der Umfang desto komplexer wird das System am Ende auch vermutlich. Du solltest aber unbedingt darauf achten, dass du von vorne herein eine in sich geschlossene Logik anwendest. Das vermeidet am Ende, dass die Daten „irgendwo“ sind und du relativ viel Zeit dafür aufwenden musst sie wieder zu finden.

Tipp #7 der Dokumentenverwaltung: Dokumentiere deine Dokumentenverwaltung

Und das ist etwas, dass ich mir im Rahmen der Macher-Challenge ebenfalls auf die Fahne geschrieben habe. Einerseits solltest du die Dokumentation für das Finanzamt unbedingt vornehmen. Wie André immer so schön darauf hinweist ist jeder Beamte begeistert und wird deinem Anliegen eher zustimmen, wenn du etwas vorzuweisen hast, was seinen Anforderungen gerecht wird. Bereite dich also schon jetzt darauf vor, unabhängig davon, was du später mal eventuell beantragen willst.

Andererseits gibt es Dinge, die man nicht so oft macht oder später einmal auslagern möchte. Hier hilft es extrem, wenn du jemandem dann einfach nur noch die Dokumentation zum Lesen und Verstehen geben kannst. Im Moment des Erfindens und Installierens einer Dokumentenverwaltung bist so tief in der Materie wie später nie wieder. Nutze den Moment also aus und dokumentiere dein Vorgehen und die wichtige Dinge, die man zu deiner Dokumentenverwaltung wissen muss. So bleibt das Wissen erhalten und kann nicht verloren gehen.

Natürlich und selbstverständlich musst du dieses Wissen so online ablegen, dass du es auch wieder findest. Hier bietet sich beispielsweise ein Ordner an, in dem du deine Systeme und Prozesse notierst, die als Beschreibung für jemand außen stehenden dienen.

Gibt es Dokumentenmanagement Software und ist diese sinnvoll?

Es gibt alleine in Deutschland weit über 200 verschiedene Anbieter von Dokumentenmanagement Software. Insofern ist der erste Teil der Frage absolut zu bejahen. Aber schon mit meinen Tipps hast du für dich (und ich natürlich für mich) eine Form des Dokumentenmanagement entworfen. Es ist halt eben selbst verwaltet und bringt damit den einen oder anderen Aufwand mit sich.

Gerade jetzt in meiner aktuellen Situation ist es mir wichtig möglichst wenig Zeit mit meiner Dokumentenverwaltung und dem Dokumentenmanagement zu verbringen. Selbst wenn ich nicht an meinem papierlosen Büro arbeiten würde, würde ich auf das Ablegen von Papier in Ordnern nicht mehr Zeit verwenden wollen. Insofern fühle ich mich aktuell sehr gut damit meine Prozess im Rahmen dieser Challenge einmal zu überdenken und mir mit der Hilfe von André weitere Automatisierungen anzuschauen und vielleicht einzuführen.

Wer sich eine Dokumentenmanagement Software einmal etwas genauer anschaut oder einfach nur den Leistungsumfang der Software liest, wird feststellen, dass die mehr oder weniger genau das macht, was ich hier und heute beschrieben habe. Insofern bist du deine eigene Dokumentenmanagement Software. Jede Dokumentenverwaltung dauert eine gewisse Arbeitszeit. Aktuell sehe ich noch nicht, dass auch auf eine Software Lösung dabei angewiesen bin. Dafür ist die Anzahl der Dokumente und Vorgänge noch zu gering. Insofern würde 5 oder 10 Sek Zeiteinsparung je Vorgang nicht besonders viel „bringen“.

Sinnvoll wird es, wenn die Menge steigt oder du Auflagen unterliegst

Es gibt einige Business-Bereiche die sich strengen Auflagen unterwerfen müssen. Meist wächst dieser Anforderung mit der entsprechenden Größe. Ein Klassiker hierbei ist die Zertifizierung nach einer bestimmten (oder gewünschten) ISO-Norm. Dort geschieht eigentlich nichts anderes, als dass deine Prozesse beschrieben und abgenommen werden. Am Ende steht dann dort auf einem Dokument, dass du einer bestimmten Norm entsprichst, was wiederrum eine Qualität gewährleistet.

Besonders dann, wenn du auf eine solche Qualitätssicherung angewiesen bist, macht eine Dokumentenmanagement Software Sinn. Schließlich funktionieren Programme nach ihrem Programmcode mit einer relativ hohen Zuverlässigkeit. Du, Mitarbeiter oder Virtuelle Assistenten müssen nicht zwingend die Notwendigkeit der Qualitätssicherung verstehen und einhalten, wenn sie das Gesamtkonstrukt nicht kennen. Bei dir spielt als Unternehmer vor allem die Belastung eine Rolle. Mit größeren Projekten und mehr Kontakten fällt am Ende irgendwo etwas runter. Es wäre also nicht verwunderlich, wenn das im wenig geliebten Bereich der Dokumentenverwaltung passiert. Kommt es hier allerdings zu einer Anfrage, Überprüfung oder einem anderweitigen Kontakt von extern, kriegst du ein ernsthaftes Problem.

Insofern solltest du dir Gedanken darum machen, wenn an deinen Dokumenten berechtigtes Interesse bekunden könnte und wie du sicherstellst, dass du diese vorweisen kannst. Die beste Methode ist es hierbei den Prozess abzusichern und zu automatisieren, so dass du im Tagesgeschäft davon nichts mehr mit bekommst. Dazu ist eine Dokumentenmanagement Software geeignet. Die meisten von ihnen bieten eine revisionssichere Arbeitsweise, mit der du der Anforderung Externer oftmals genügst.

Ich bin nicht du – aber du brauchst, was dir weiter hilft

Im heutigen Artikel habe ich besonders die Dinge beschrieben, die mir wichtig sind. Und da ich mir hier als Versuchskaninchen oute gibt es für mich auch nur diesen einen Weg. Der muss aber wirklich nicht dein Weg sein. Wie schon erwähnt gibt es hunderttausende Unternehmer, die vermutliche allesamt ähnliche aber dennoch unterschiedliche Anforderungen haben. Insofern ist wichtig, dass du dir deiner eigenen Anforderungen und Voraussetzungen bewusst wirst. Mir ist das ortsunabhängige Arbeiten wichtig – wenn dir das nicht so wichtig ist, kann dein Dokumentenmanagement auch papierlos wieder vollkommen anders aussehen.

Und das gilt auch für jede Prozessverbesserung oder Automatisierung. Am Ende kannst du vieles ausprobieren und testen, ob es dich weiter bringt. Letztlich bestimmst du aber selbst, was du umsetzt und was nicht. Denn schließlich bist du auch derjenige, der sich dafür verantwortlich zeichnen muss.

Und damit möchte ich den heutigen Beitrag abschließen und dich zum Jahresende mit den Gedanken alleine lassen. Die Entscheidung darüber was du wie und wo machst ist mit Sicherheit keine Entscheidung, die du von heute auf morgen treffen musst. Vorweg solltest du dir aber sehr klar darüber werden, wie du arbeiten möchtest und vor allem was deine Zielsetzung für das Arbeiten ist. Denn nur mit dem Wissen darum kannst du am Ende ein Konzept deiner Dokumentenverwaltung entwerfen, die einerseits schlüssig für Außenstehende ist und andererseits dich in deiner Arbeit so unterstützt, wie du es dir wünscht.

Guten Übergang und nur das Beste für dich im neuen Jahr

An der Stelle möchte ich mich ganz herzlich für deine Aufmerksamkeit bedanken. Es hat mir in 2017 sehr viel Spaß gemacht hier zu schreiben und ich freue mich darauf in 2018 die Dinge anders und neu anzugehen. Ich wünsche dir, deiner Familie und deinen Lieben ein tolles Silvester und einen hervorragenden Übergang ins neue Jahr. Verbrenn symbolisch deine Probleme und starte vollkommen unvoreingenommen das neue Jahr 2018. Lass es krachen, sowohl an Silvester als auch im neuen Jahr!

Tobias Lindner

Tobias Lindner

Prozessoptimierung sowie große Gebilde aus Prozessen zu basteln ist meine große Leidenschaft. Vor einiger Zeit habe ich als Abwechslung dazu das Schreiben für mich gefunden.

Ich schreibe zu vor allem über das Thema Geld sparen/Finanzen sowie das Zeitmanagement. Tim Ferris hat mich mit seiner Vier-Stunden-Woche schwer beeindruckt und seit dem versuche ich meine Arbeit so produktiv wie möglich zu gestalten.

Hier möchte ich vor allem meine frischen Erfahrungen als Paperless Pioneer sowohl privat als auch nebenberuflich mit euch teilen. Ich freue mich sehr über die Chance!
Tobias Lindner
Malcare WordPress Security