Heute waren André und ich zu besuch bei Christian Schulte, dem CEO von Dropscan. Wir haben dieses spontane Treffen genutzt um mehr über Christian, Dropscan und seine Lieblingstools zu erfahren.

Wir haben heute eine Podcast Folge aufgenommen in welcher Christian, der CEO von Dropscan, von uns interviewt wird. Gleichzeitig versuche ich natürlich wieder soviel es geht vom Tag zu dokumentieren und für dich bereit zu stellen.

Aber fangen wir ganz am Anfang an.

Was ist Dropscan?

Vielleicht kennst du Dropscan bereits. Falls nicht möchte ich dir gerne einen kurzen Überblick verschaffen was Dropscan ist und welche Leistungen die Jungs von Dropscan uns anbieten.

Dropscan ist ein Scanservice, der dir die Möglichkeit bietet deine gesamte Post zu digitalisieren und in deiner persönlichen Scanbox bereitszustellen.

Dafür wird deine Post per Nachsendeauftrag zu deiner Scanbox weitergeleitet. (Natürlich kannst du bei deinen Geschäftspartnern und anderen Stellen auch direkt die Adresse der Scanbox hinterlegen)

First Step Die Briefumschläge werde gescannt und nicht geöffnet. Du kannst dir somit angucken was für Post du erhalten hast. Entweder kannst du das nun direkt vernichten lassen oder der Brief wird geöffnet und gescannt.

Next StepIm nach hinein kannst du dir das gescannte Dokument per EMail zusenden oder mit diversen Diensten wie OneNote oder Evernote archivieren.

Last Step Du kannst nun entscheiden ob das gescannte Dokument vernichtet werden soll oder ob du es zugesendet haben möchtest.

Wichtig! Der Datenschutz

Natürlich ist bei einem Unternehmen wie Dropscan, wo unsere private wie berufliche Post ankommt, geöffnet und gescannt wird, der Datenschtz wichtiger als alles andere.

Du wirst im Podcast dazu eine Antwort von Christian hören und ansonsten findet man natürlich auch direkt auf der Website eine Antwort darauf.

Dropscan schreibt dazu:

Datenschutz hat für uns höchste Priorität. Ihre Post wird von niemandem gelesen. In unserem hochautomatisierten Scanzentrum verarbeiten wir jeden Tag tausende von Sendungen. Für die Lektüre einzelner Briefe haben wir defintiv keine Zeit!

Also, wie du siehst, musst du keine Sorge um deine Geheime und vertrauliche Post haben. Dropscan ist nicht die NSA.

Behind the Scenes

Wir sind dabei die Podcast Aufnahme vorzubereiten.

Podcast startet mit einer offenen Diskussionsrunde. Christian stellt sich kurz vor.

Für das volle Interview höre gerne in den Podcast rein. Der Podcast geht morgen früh online.

Leider ist uns der Zugang zur Produktionsstrecke untersagt. Ist aber auch wieder ein positiver Aspekt zum Thema Datenschutz. Dropscan ist strikt unterteilt in 2 Firmensitze. Wir sitzen hier im Headquarter der Verwaltung.

Der Scanprozess ist ausgelagert in einem Produktionsgebiet in Berlin Kreuzberg. So wird gesichert, dass niemand irgendwie mit fremden Daten Unfug betreiben kann.

Ein weiterer letzter Sitz von Dropscan ist in Frankfurt am Main. Dort ist das Rechenzentrum, indem alle digitalen Daten untergebracht sind.

  • Christian erzählt, dass er selbst papierminimiert arbeitet und lebt. Dabei sieht er aber auch immer den rechtlichen Aspekt um zu unterteilen welche Dokumente er aufhebt oder vernichtet. Als Privatmann kann man sicherlich nahezu alle Dokumente digital archivieren, jedoch sollten Evergreen Dokumente weiterhin auf Papier behalten werden.

“Der Kern des papierlosen Büro ist, dass ich digital arbeiten kann. Ich kann jederzeit und an jedem Ort direkt von meinem Smartphone auf jedes Dokument innerhalb von 5 Sekunden zugreifen.”

  • Christian nennt einen Vorteil von Dropscan. Die Mitarbeiter müssen nicht den ganzen Tag damit verbringen Unterlagen zu scannen. Die Mitarbeiter können sich stattdessen wieder auf ihren eigentlichen Job konzentrieren.

Der gesamte Workflow von Dropscan ist selbsterklärend, digitalisiert und großflächig automatisiert. Somit ist es möglich mit wenigen Mitarbeitern eine große Bandbreite von Kunden erfolgreich zu managen.

Businesstools kann Christian nur bedingt empfehlen. Der Grund dafür ist, dass viele Tools und Programme nicht den geschäftlichen Anforderung genügen. Dabei steht zum Beispiel der Datenschutz im Fokus, welcher bei vielen Businesstools ungenügend ist. Das resultiert daraus, dass viele der Tools aus dem amerikanischen Markt kommen und die Server verständlicherweise auch dort liegen. Viele deutsche Unternehmen und Startups setzen aus diesem Grund über kurz oder lang auf eigensprogrammierte Software und Tools.

Privat kann Christian aber Dropbox und Dropbox Paper empfehlen. Dropbox Paper ist absolut minimalistisch und in teilen ähnlich wie Evernote. Du hast eine freie Fläche auf der du Notizen Fotos und andere Dinge im Team festhalten und Kommentieren kannst.

Seine absolute Most-Used App auf dem Smartphone ist Slack. Ganz klar. Die ganze Unternehmenskommunikation findet darüber statt, sowie bei den meisten. Außerdem laufen viele automatisierte Prozesse im Hintergrund in Slack. So kann man jederzeit den Überblick über alles behalten.

To-Do-Tools werden bei Dropscan eher nicht benutzt. Auch Privat nutzt Christian keine App für das Aufgabenmanagement sein Kopf reicht dafür aus. Die meisten Aufgaben kann man direkt erledigen, anstatt die Zeit aufzubringen um alle kurzen Aufgaben extra zu notieren.

Passend dazu ist die 2-Minuten Regel aus der GTD Methode.

Viel und gerne nutzt Christian Fantastical. Diese überaus sinnvolle Kalender App hat viele brauchbare Features wie die natürliche Spracherkennung bei der Erstellung von Terminen. So wird er immer an seine wichtigen Termine erinnert. Praktisch ist dabei allerdings auch noch, dass bei der Ortsangabe von Terminen eine Karte am Termin angehangen wird und gleichzeitig eine Erinnerung mit Wegzeit eingerichtet ist.

Der ultimative Hack

“Der erste Schritt zum papierlosen Büro egal ob Privat oder Beruflich sollte damit starten alle Unterlagen zu digitalisieren und mit OCR-Kennung so abzulegen dass man sie schnell wiederfinden kann.”

Noch eine Anmerkung: Christian hält nicht viel davon seine Dokumente extra zu benennen. Er hat erstens nicht die Zeit und auch nicht die Lust seine Lebenszeit dafür zu nutzen um komplizierte Benennungen zu erfinden. Seine smarte Ordnerstruktur hilft ihm dabei schnell auf alle Dokumente zuzugreifen.

Quellenangabe des Artikelbilds: http://voss-photography.com/berlin-skyline-bei-nacht/
Merlin Mechler
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Community Blogger bei Paperless Pioneers
Ich schreibe über minimalistische Produktivität in digitalen Zeiten unter www.merlinmechler.de und bin darüber hinaus Blogger und Social Media Hero bei den Paperless Pioneers.

In meinem ersten Leben war ich im Sozialwesen tätig, habe mich dann jedoch umorientiert und bin in die CallCenter Branche gewechselt.

Aufgrund meiner Multiple Sklerose Erkrankung musste ich meinen Weg dort allerdings aufgeben (Zum Glück! ;D) und habe mit dem bloggen begonnen.

Dein Fan,
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