Mit dem ebenso interessanten wie informativen Artikel „Was ist die GDPDU und welche Bedeutung hat sie für dich als Unternehmer“ ist also der gesetzliche Rahmen abgesteckt. In diesem Artikel möchte ich mich nun näher mit der praktischen Umsetzung des papierlosen Büros auseinandersetzen. Ich habe mich dafür auf dem Markt etwas umgesehen und mir zwei Top-Anbieter in diesem Bereich herausgesucht. Zu meiner Linken darf ich Ihnen den digitalen Briefkasten Caya vorstellen. Auf meiner rechten Seite siehst du seinen Kontrahenten Dropscan! Caya versus Dropscan – und ab geht es!

Bei der Wahl der beiden Anbieter war es mir natürlich wichtig, dass sie ihren Standort in Deutschland haben. Das hat einerseits ganz praktische Gründe, wie etwa bei der Erstellung des Nachsendeantrages. Andererseits kann ich so sichergehen, dass während des gesamten Prozesse, das heißt bei der Verwaltung, Öffnung und digitalen Archivierung, die Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts eingehalten werden und meine Post stets sicher ist.

Was ein digitaler Briefkasten auf jeden Fall können sollte!

Geboxt wird in drei Runden. Dabei wird in jeder Runde ein Aspekt genauer unter die Lupe genommen, der besonders aus Sicht des Unternehmers von Bedeutung ist. Welche Merkmale oder Angebote das genau für dein Business sind, hängt natürlich maßgeblich von der Struktur und Beschaffenheit deines Unternehmens ab. Ich habe für diesen Showdown drei Aspekte gewählt, die meines Erachtens für jedes Unternehmen bei der Einrichtung eines digitalen Briefkastens von Bedeutung sind.

  1. Die Qualität der Scans
  2. Die Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Diensten
  3. Die Oberflächengestaltung und Benutzerfreundlichkeit

Es wird nun Zeit den Ring für diese beiden Schwergewichte der Branche frei zu machen. So gentlemen, please touch gloves and – let’s get ready to rumble!

Round 1: Die Qualität der Scans: Caya und Dropscan holen aus gegen das Papier-Büro

Wer seinen Briefkasten digitalisieren möchte, der sollte natürlich keine Einbußen bei der Qualität der Scans akzeptieren. Denn schließlich sind dies nicht irgendwelche Schnappschüsse für das private Familienalbum. Es handelt sich vielmehr darum rechtlich belastbare Dokumente zu erstellen, mit deren Hilfe du deine Buchführung gegenüber dem Finanzamt darlegen kannst. In dieser Hinsicht erfüllen sowohl Caya als auch Dropscan alle Kriterien.

Darüber hinaus bieten dir beide Anbieter einen Service, der in herkömmlichen Büros für viel Arbeit und Frustration sorgt. Mit Hilfe automatischer Texterkennung – auch OCR (Optical Character Recognition) genannt – werden Dokumente nicht nur einfach abfotografiert, sondern zusätzlich die einzelnen Buchstaben erkannt und digitalisiert. So musst du bei der Suche nach Dokumenten keine unhandlichen Ordner mehr wälzen, sondern kannst bequem digital nach einzelnen Begriffen oder auch Kennziffern suchen.

Round 2: Die Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Diensten: Vorsichtig Abtasten

Entscheidend ist aber natürlich nicht nur, dass deine Post vor Ort gescannt und archiviert wird. Du möchtest natürlich auch selbst Zugriff darauf haben und gegebenenfalls für dich und deine persönliche Übersicht digital abheften und strukturieren. Besonders praktisch sind hierfür Cloud-Speicher, denn so musst du nicht unnötig Speicherplatz auf deinen Geräten verbrauchen. Zusätzlich dazu kannst du die Unterlagen in Tasks an entsprechende weitere Beteiligte weiter senden.

Sowohl Caya als auch Dropscan bieten dir diese Möglichkeit. Dropscan bietet an, dass du mit Hilfe von Integrationen deine Scans automatisch in Dropbox, Evernote und Google Drive speichern kannst. Alternativ gilt das auch für deinen persönlichen SFTP-Server oder Amazon AWS S3-Bucket. Auch Caya bietet einen solchen Service. Voraussetzung dafür ist, dass die Cloud den Sicherheitsansprüchen nach deutschem Recht genügt.

Allerdings solltest du sehr sorgsam damit sein, wo du welche Informationen speicherst. Während Dropscan und Caya deine Post nicht nur vor digitalen Angriffen schützen, sondern auch physisch vor Ort bewachen, kann dies nicht über alle Cloud-Dienste gesagt werden. Hier musst du dich ausreichend informieren um sicher zu stellen, dass wichtige Informationen über dein Unternehmen oder auch empfindlichen Kundendaten nicht in falsche Hände geraten können.

Round 3: Die Oberflächengestaltung und Benutzerfreundlichkeit: Ein heftiger Punch von Caya

Die Oberflächengestaltung ist bei den beiden Kontrahenten clean und aufgeräumt. Es ist sehr angenehm für den User, dass sowohl Caya als auch Dropscan auf aufgeregte Designs oder unnötige Features verzichten und so die Bedienung einfach und übersichtlich gestalten. Auch die Handhabung und Navigation in der Software ist sehr intuitiv. Man braucht keine lange Eingewöhnungsphase um sich mit den Funktionen des jeweiligen Dienstes vertraut zu machen und sich im Programm zurecht zu finden.

Einen entscheidenden Unterschied gibt es jedoch. Während Dropscan seinen Dienst nur über das Web zur Verfügung stellt, bietet Caya seinen Usern zudem noch den Zugriff über eine eigene App. So kannst du dich jederzeit bequem auch über dein Smartphone oder dein Tablet einloggen und deinen digitalen Briefkasten verwalten. Dies ist zwar grundsätzlich auch bei der Web-Funktion der Fall, allerdings ist die Navigation auf dem kleinen Bildschirm deutlich schwieriger. Wer also viel unterwegs ist und gern auch außerhalb des Büros arbeitet, dem bietet Caya einen echten Mehrwert.

Benutzerfreundlichkeit / Usaibility

Ein weiterer Aspekt, der für mich unter die Kategorie „Benutzerfreundlichkeit“ fällt, ist die Tarifgestaltung der beiden Kontrahenten. Dabei bieten sowohl Caya als auch Dropscan ihre Dienste in Form von Flatrates an. Je nach Größe deines Unternehmens, bzw. dem entstehenden Verwaltungsaufwand deiner Post, kannst du zwischen unterschiedlichen Tarifen wählen.

Dropscan weist dabei konkrete Maximalwerte aus bei deren Überschreitung für dich weitere Kosten entstehen. Caya zeigt sich an dieser Stelle etwas kulanter. Zwar gibt auch Caya Richtwerte vor, weist jedoch ausdrücklich darauf hin, dass eine gelegentliche Überschreitung nicht gleich berechnet. Erst wenn das Postvolumen regelmäßig über diesen Richtwerten liegt, müsse man sich über die Anpassung des Tarifs unterhalten.

Beide Unternehmen bieten übrigens ein kostenloses Probe-Abo an. Darin sind zwar nicht alle Dienste inbegriffen, doch es ist eine gute Möglichkeit dir dein eigenen Bild zu verschaffen und den für dich und dein Business geeigneten Anbieter, bzw. Tarif herauszusuchen.

Caya versus Dropscan: Die Punktewertung!

Nach diesem Wettstreit steht fest, dass keiner der beiden Kontrahenten zu irgendeinem Zeitpunkt auf die Bretter gegangen ist. Es handelt sich bei beiden Unternehmen um Top-Anbieter und Meister ihrer Klasse. Deshalb musst du nun deine persönliche Punktewertung vornehmen und entscheiden welches der beiden Unternehmen für dich und dein Business die richtige Wahl ist.

Ich für meinen Teil und angesichts der Voraussetzungen meines Unternehmens sehe leichte Vorteile bei Caya. Während sich die beiden Unternehmen in groben Zügen ähneln, bietet mir Caya einige kleine Vorteile, die ich für mich und mein Business als sehr vorteilhaft erachte.

Vor allem ist das die Bereitstellung einer App mit deren Hilfe ich jederzeit von unterwegs mein Postfach einsehen und verwalten kann. Das bietet mir eine Flexibilität, die ich als Unternehmer sehr wertschätze. Und einen solchen Service hat Dropscan derzeit noch nicht in seinem Angebot.
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Einen weiteren Vorteil für mich, sehe ich bei der kulanten Handhabung der Maximalwerte für verschiedene Dienstleistung in der Tarifstruktur von Caya. Während Dropscan Leistungen, die über das gebuchte Volumen hinausgehen, in Rechnung stellt, scheint Caya an dieser Stelle etwas kundenorientierter. Denn schließlich können verschiedene Faktoren verursachen, dass mein Postaufkommen in einem Monat deutlich über dem Durchschnitt liegt, sich danach jedoch wieder einpendelt. Auch hier gefällt mir vor allem die Flexibilität.

Ein digitaler Briefkasten ist auf jeden Fall ein Gewinn

Doch egal für welchen Anbieter du dich entscheidest. Mit der Einrichtung eines digitalen Briefkastens kannst du bereits schon einen Sieg gegen die Papierflut verbuchen. Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Artikel helfen konnte dir einen Überblick zu verschaffen und wünsche dir für deine unternehmerische, aber natürlich auch für deine persönliche Zukunft, viel Erfolg!

Tobias Lindner

Tobias Lindner

Prozessoptimierung sowie große Gebilde aus Prozessen zu basteln ist meine große Leidenschaft. Vor einiger Zeit habe ich als Abwechslung dazu das Schreiben für mich gefunden.

Ich schreibe zu vor allem über das Thema Geld sparen/Finanzen sowie das Zeitmanagement. Tim Ferris hat mich mit seiner Vier-Stunden-Woche schwer beeindruckt und seit dem versuche ich meine Arbeit so produktiv wie möglich zu gestalten.

Hier möchte ich vor allem meine frischen Erfahrungen als Paperless Pioneer sowohl privat als auch nebenberuflich mit euch teilen. Ich freue mich sehr über die Chance!
Tobias Lindner
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