Das smarte Büro klingt nach einer tollen Einrichtung, oder? Wer heute etwas auf sich hält, arbeitet smart. Natürlich haben auch wir Paperless Pioneers das im Untertitel stehen „scan hard – work smart“. Für mich hat es aber eine wirkliche Bedeutung und ist nicht nur irgendein Werbemittel. Im heutigen Artikel möchte ich dir erklären, was für mich das smarte Büro und wie ich versuche es umzusetzen.

Das smarte Büro erreichst du nicht alleine

Dazu möchte ich mit ein Zitat beginnen, dass mich vor meinem papierlosen Büro sehr beeinflusst hat. Ich möchte das Zitat, dessen Urheber mit unbekannt ist, ein wenig abwandeln. Genauer gesagt habe ich es sogar schon für mich angepasst und arbeite nur noch damit:

Wenn du schnell ein Ziel erreichen willst, geh allein.

Willst du etwas Großes erreichen, suche dir Koalitionspartner und arbeite smart.

Ein großartiges Beispiel dafür ist meiner Meinung nach folgendes Bild: Wenn ich für meine Familie und mich Trinkwasser brauche, gehe ich gerne alleine los und besorge es. Ich bin alleine weitaus schneller mit dem Auto einmal beim Getränkemarkt, durch die Kasse (natürlich beleglos) und wieder zu Hause. Ziehe ich erst alle Kinder an und ist die Eventtasche für den kurzen Ausflug gepackt, dauert es weitaus länger. Der schnelle Erfolg ist also: Trinkwasser holen – und das mache ich am besten alleine.

Geht es jedoch darum in einem Urlaub neue Erlebnisse und Erfahrungen zu sammeln, ist der gemeinsame Erfahrungsschatz dann am größten, wenn wir es gemeinsam machen. Natürlich lohnt sich hier der Aufwand alles einzupacken und die Koffer durch die Gegend zu schleppen. Mein eigenen neue Erfahrungen aber natürlich auch die meiner Frau und meiner Kinder ist am Ende ein so großer Zugewinn, denn ich alleine in der Zeit nicht erreichen könnte. Also bauen wir eine Koalition auf, mit der wir das größtmögliche Ergebnis erzielen.

Das smarte Büro ersten Grades: Verbündete im Thema

Im Titel siehst du bereits, dass ich dir heute meine drei wichtigsten Koalitionspartner vorstellen möchte. Diese „Strategie“ wende ich für mich seit einigen Jahren sehr erfolgreich an und möchte dir das natürlich nicht vorhalten. Unter Verbündete im Thema verstehe ich Menschen, die das gleiche Ziel wie ich verfolgen. Interessierst du dich für ein bestimmtes Thema wie beispielsweise das smarte Büro besonders intensiv, laufen dir sehr schnell Gleichgesinnte über den Weg.

Mit solchen Menschen gehe ich gerne Bündnisse ein. Diese können lose als Bekanntschaft mit regelmäßigem Austausch sein als auch vertragliche Koalitionspartner im Sinne eines Joint Ventures. Uns verbindet die Erreichung des gemeinsamen Ziel. Und dieses ist groß, also macht es meiner Auffassung nach Sinn sich hier zu verbinden.

Ich habe mich sehr früh mit dem smarten Arbeiten und dem smarten Büro beschäftigt. Natürlich, denn das papierlose Arbeiten ist ein wesentlicher Bestandteil des smarten Büros in meinem Fall. Unter „smart arbeiten“ verstehe ich aber vor allem, dass ich mich auf das besonders konzentriere, was ich gut kann. Ich kann einiges ganz vernünftig, anderes überhaupt nicht, aber einige Bereiche beherrsche ich im Schlaf und bin wirklich gut darin. Bei einem Verbund thematisch Gleichgesinnter ergibt sich das smarte Arbeiten vor allem daraus, dass sich jeder mit dem einbringt, was er besonders gut kann.

Das muss nicht bedeuten, dass ich mich in eine Koalition nur mit meinem Wissen über das papierlose Büro einbringe. Ich kann aber mit meiner kommunikativen Art und meinem offenen zugehen auf andere durchaus helfen, wenn es darum geht Informationen in Erfahrung zu bringen. Dazu habe ich im letzten Artikel ja schon einiges geschrieben, warum das Fragen an sich nichts Schlimmes oder Peinliches sein darf.

Das smarte Büro zweiten Grades: Kompetenzpartner suchen

Auf dem Weg zu einem neuen, großen Ziel kannst und solltest du dir Leute suchen, die ein ähnliches oder das gleiche Ziel verfolgen. Das smarte Büro hat grundlegend viele Facetten und ist thematisch gleich, ohne dabei unbedingt genau gleich aufgebaut zu sein. Um hier aber die Fähigkeiten und Erkenntnisse zu erweitern ist es notwendig, dass du dir Menschen suchst, die damit bereits Erfahrungen haben. Das können Experten sein, die anderen bei der Umsetzung helfen. Gleichermaßen können es aber auch Personen sein, die den Weg bereits gegangen sind und dir mit ihren Erfahrungen helfen. Sie beschleunigen deinen Weg, da sie ihn bereits kennen. Folglich ersparen sie dir das orientierungslose Umherirren.

Dein Beitrag zu dieser Koalition sind wesentlich zwei Dinge. Erstens lernst du von jemanden und wertschätzt damit seine Erfahrungen. Es ist immer etwas Besonderes jemand anderem von seinem Erfahrungsschatz etwas abzugeben. Zweitens bringst du aber auch gleichzeitig eine veränderte Perspektive ein. Im allgemeinen Sprachgebrauch versteht man darunter vor allem die Betriebsblindheit, die du als Neuling auf dem Gebiet noch nicht hast. Also kannst du auf „Fehler“ hinweisen oder Prozessverbesserungen vorschlagen, die dir ins Auge fallen. Damit profitiert dein Koalitionspartner, da auch sein Prozess bei erfolgreicher Anwendung besser funktioniert.

Bei der Auswahl der Kompetenzpartner solltest du immer darauf achten, dass es Menschen sind, die dir helfen können. Es ist zweifelsfrei nicht verkehrt sich unter Gleichgesinnten mit einem ähnlichen Ziel zu verbünden. Die Masse wird aber nie die Geschwindigkeit erreichen, die du mit kompetenten Partnern schaffst.

Es gibt Studien, wonach sich deine Fähigkeiten in dem Rahmen ändern, indem du dich bewegst. Über die Social Media Kanäle liest du oft folgenden Spruch:

Du bist der Durchschnitt der 5 Personen um dich herum

Jedem steht es frei darüber zu denken, was er möchte. Ich glaube aber sehr fest daran, dass an der wissenschaftlichen Erkenntnis etwas Wahres dran ist. Beziehungsweise glaube ich nicht nur daran, sondern habe die Erfahrung schon mehrfach selbst gemacht. Es ist so ein wenig wie das Experiment mit den verschieden vollen Wassergläsern. Stellst du über einen Faden eine Verbindung zwischen den beiden Behältern her, gleicht sich der Wasserpegel mit der Zeit an.

Das würde jedoch bedeuten, dass der eine etwas dazu lernt und der andere etwas verliert. Bei Koalitionen mit Kompetenzpartnern jedoch sehe ich immer eine Win-Win-Situation, auch wenn ich initial derjenige bin, der Informationen sucht. Die Verbindung kommt also auf mein Begehr (und natürlich dem Einverständnis der Gegenseite) zustande. Dennoch bin auch ich in der Lage meinen Teil einzubringen und „schulde“ es meinem Gegenüber im Sinne einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit.

Das smarte Büro dritten Grades: Suche dir Vorbilder

Kennst du die 10X-Regel? Grand Cardone hat dazu mal ein tolles Buch unter dem Titel „The 10X Rule: The Only Difference Between Success and Failure“ geschrieben. Ganz grob umschrieben geht es dabei darum, dass wir uns zu kleine Ziele setzen. Er schlägt mit der 10X-Regel vor, die Ziele einfach zu verzehnfachen. Damit ist es größer, überstrahlt mehr die Probleme die wir haben und ist einfach präsenter im Leben.

Ich kann die Logik sehr gut nachvollziehen und wende es ebenfalls gerne an, allerdings halte ich es nicht für die Erfolgs-Regel schlechthin. Vielmehr bevorzuge ich hier eine zusätzliche Verbindung zu meinem smarten Arbeiten. Ich kann mir als Ziel zwar vornehmen eine Million Euro Barvermögen auf der Bank anzuhäufen. Den Wert kann ich auch mit 10 multiplizieren und so mein Ziel vergrößern. Aber was ist bis dahin passiert, außer einer Verschiebung meiner Ziele? Genau nichts.

The 10X Rule: The Only Difference Between Success and Failure
15 Bewertungen
The 10X Rule: The Only Difference Between Success and Failure
  • Grant Cardone
  • Wiley
  • Kindle Edition
  • Auflage Nr. 1 (12.04.2011)
  • Englisch

Also suche ich mir Menschen, die das Ziel schon erreicht haben und von denen ich lernen kann. Natürlich sind die Menschen nicht überall verfügbar und ein persönlicher Kontakt muss dazu aus meiner Sicht nicht immer notwendig bestehen. Es geht mir nur darum einen Leuchtturm im Leben zu haben, dessen Licht mir den richtigen Weg weist.

Wenn das Ziel unerreichbar scheint, ergibt sich bei mir die größte Motivation an der Zielerreichung zu arbeiten. Genau das verlasse ich meine Komfortzone und komme in meinem Leben weiter. Natürlich würde ich das auch bei meinem 1/10-Ziel erreichen, aber halt vermutlich deutlich später. Ein größeres Ziel und ein größeres Vorbild zwingt mich dazu mich früher mit der Zielerreichung auseinander zu setzen. Und folglich arbeite ich früher in größerem Ausmaß daran.

Führungskoalitionen aufbauen bedeutet Aufwand – aber auch ein schnelleres Vorankommen

Das Arbeiten nach meinen Vorstellungen des smarten Büros habe ich vor allem denjenigen zu verdanken, die damit streckenweise schon Erfahrungen hatten. Nicht umsonst hörst du auch in meinem Podcast-Intro den Hinweis darauf, dass du nicht alle Fehler selbst machen musst. Die Fehler und Erfahrungen die ich gemacht habe, gebe ich dir gerne weiter. So kannst du dir Zeit sparen.

Natürlich ist eine Koalition unabhängig vom Grad immer ein Aufwand. Aber stell dir doch nur einfach mal vor, dass sich 10 Leute getrennt voneinander auf die Suche nach dem heiligen Gral des smarten Büros machen. Unterstellen wir, dass alle die Motivation behalten und ihn finden, steht dem ein jeweiliger Aufwand gegenüber. Addierst du die Aufwendungen aller 10 Personen zu einer Gesamtsumme, ergibt sich irgendein Wert X.

Ich unterstelle, dass dieser Wert durch Koalitionen weitaus geringer ausfällt. Das Netzwerk mit seiner Schwarmintelligenz ist meiner Überzeugung nach viel leistungsfähiger, als es 10 Einzelpersonen jemals sein können. Dennoch ist vor allem darauf zu achten, wen du in dein Netzwerk aufnimmst. Achte immer darauf, dass die Menschen dir etwas beibringen können und/oder du etwas von deinem Erfahrungsschatz abgeben kannst. So ergeben sich die produktivsten und smartesten Bündnisse zur Zielerreichung.

André Nünninghoff
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André Nünninghoff

Gründer & Coach bei den Paperless Pioneers
Ich liebe alles Technische und bin großer Verfechter des K.I.S.S. (keep it simple, stupid) - Prinzips. Aus diesem Grund beschreibe ich meinen täglichen Workflow in meinem Evernote eBook, denn das papierlose Büro ist meine Leidenschaft. Beruflich bin ich als Paperless Coach unterwegs.Hier im Blog und auf iButler.me trage ich alles zusammen, das euch dabei unterstützt, euer papierloses Büro voranzutreiben. Gemeinsam leisten wir echte Pionierarbeit, also worauf wartest du?
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