Kannst du dich noch an meinen Artikel „Change Management als Treiber deines papierlosen Büros erinnern? Darin habe ich dir zwei Modelle vorgestellt, wie du aus einer vorhandenen Situation eine neue schaffst. Es kommt zu einer Veränderung und damit zu einem Change. Das Wort Change Management wird in dem Kontext gerne verwendet und beschreibt den Weg von einem Ausgangszustand hin zu einem Zielzustand.

Warum hole ich die olle Kamelle aus dem Ärmel? John P. Kotter hat dazu ein sogenanntes 8-Phasen-Modell entwickelt. Er hat die anfängliche Idee und den Entwurf von Lewin weiter entwickelt und in einen unternehmerischen Kontext „gegossen“. Dieses Phasen-Modell fand und finde ich nach wie vor sehr beeindruckend. Auch wenn es vornehmlich für große Organisationen gedacht ist oder deren Weg beschreibt, passt es eigentlich auf jede Veränderung. Das kann bei dir als Einzelunternehmer so sein oder auch als mittelständisches Unternehmer in einem Veränderungsprozess.

Das 8-Phasen-Modell nach Kotter als Change Management Modell

Wie du weißt, habe ich mich dem Thema „papierloses Büro“ verschrieben. Und seit ich damit angefangen habe, ist einige Zeit ins Land gegangen und es haben sich sehr viele Erfahrungen angesammelt. Dabei habe ich kleinen Unternehmern geholfen, aber auch in großen Projekten in Konzernen als externer Coach mit gearbeitet. In all diesen Fällen ging es irgendwie immer um die Digitalisierung von Unterlagen. Also quasi einer der Schritte zum papierlosen Büro, wobei die Unternehmen auf vollkommen unterschiedlichen Stufen der Leiter standen.

Das 8-Phasen-Modell von Kotter habe ich zum Anlass genommen in den vergangenen Wochen den Change von einem herkömmlichen Büro hin zu einem papierlosen Büro zu beschreiben. Dabei geht es ja immer weniger um die technische Ausstattung. Diese ist relativ simpel. Vielmehr geht es aber darum eine Vision von einem Zielzustand zu entwickeln, die dann widerrum von der Führungsmannschaft in die Belegschaft getragen werden.

Viele enden hier und sind der Meinung, dass alles erledigt ist und sie nun mit der erfolgreichen Umsetzung beginnen können. Das Modell von Kotter beschreibt an der Stelle aber diverse Umstände, die als Hindernisse wahrgenommen werden müssen. Und die Aufgabe der Pioniere des papierlosen Büros in einer Unternehmung ist es dann diese Situation entsprechend zu nutzen und aufzulösen.

Schritt 1: Gefühl der Dringlichkeit vermitteln

Der Artikel „Mach die Dinge wichtig, die eine Dringlichkeit besitzen sollen“ beschreibt vor allem die Veränderung aus einer passiven hin zu einer aktiven Haltung. Nicht die Dinge ändern sich, sondern du bist derjenige, der sie aktiv beeinflussen und verändern kann. Dabei ist es besonders wichtig, dass die Probleme in einer Art und Weise eine Dringlichkeit erhalten, die ein bei Seite schieben der Problematik unmöglich machen. Das ist die Aufgabe der Person, die einen Change und damit eine Veränderung herbeiführen möchte. Sie ist diejenige, die diese Idee und die Dringlichkeit erschaffen muss.

Schritt 2: Führungskoalitionen aufbauen

Alleine kannst du einiges bewegen. Du kannst einen Garten umgraben oder einen Berg hochwandern. Was aber absolut nicht möglich ist, dass du in einem Unternehmen etwas alleine durchsetzen kannst. Ja, natürlich kannst du als Geschäftsführer etwas beschließen und anordnen und alle müssen sich daran halten. Wenn die Idee aber nicht von der Belegschaft getragen wird, werden diese nacheinander kündigen oder Wege finden deine Anordnungen zu umgehen.

Um genau das zu vermeiden habe ich dir in meinem Artikel „Das smarte Büro erreichst du mit diesen 3 Koalitionspartnern“ anhand der Vorlage eines smarten Büros gezeigt, wie du andere für deine Idee begeistern kannst. Besonders in größeren Unternehmen geht es neben wirtschaftlichen Gründen auch immer um politische Spielchen. Dort ist es nicht einfach und „mal ebenso“ erledigt eine Idee durchzusetzen oder andere dafür zu begeistern. Verbündete im Thema mit der gleichen Leidensgeschichte, Kompetenzpartner und Vorbilder spielen hierbei die wichtige Rolle mit dir gemeinsam eine größere Koalition aufzubauen.

Schritt 3 + 4: Vision entwickeln und kommunizieren

Diese beiden Schritte habe ich für mich in einem Punkt und Artikel zusammengefasst. Nicht das sie einzeln nicht ausreichend wichtig wären, aber aus meiner Sicht geben sie zusammen dem Change eine besondere Kraft. Sich im stillen Kämmerlein Ideen auszudenken und diese dort auf Papier zu bringen und in der Schublade verschwinden zu lassen, hilft niemandem. Insofern ist es umso wichtiger, dass diese Idee zu einer Vision reift. Was ist der Unterschied? Die Vision ist eine Idee, die mit so viel Tatendrang ausgestattet ist, dass sie andere begeistern und mitreißen kann. Das kann eine Idee alleine nicht. Darauf bin ich meinem Artikel “Tue dir etwas Gutes und rede darüber oder warum du deine Vision kommunizieren musst” eingegangen und habe es dir versucht anschaulich zu beschreiben.

Aus meiner Sicht ist die Symbiose von Entwicklung und Kommunikation der wesentlichen Schlüsselpunkt für die erfolgreiche Veränderung in einer Unternehmung. Die beste Idee wird nicht umgesetzt, wenn sie den wichtigen Schlüsselstellen nicht richtig präsentiert wird. Und genau so wenig wird sie etwas verändern, wenn sie nicht in einer verständlichen und nachvollziehbaren Art und Weise denen vorgetragen wird, die die Veränderung am Ende umsetzen. Kommunikation ist in vielen Unternehmen alles andere als perfekt vorgelebt. Insofern kommt dem Punkt eine enorm wichtige wenn nicht sogar die wichtigste Rolle aller Schritte zu Gute. Hier kannst du alles gewinnen oder den totalen Rohrkrepierer produzieren.

Schritt 5: Hindernisse aus dem Weg räumen

Die Schritte 2-4 werden bei keinem Vorhaben harmonisch ablaufen. Das liegt ganz einfach darin begründet, dass wir Menschen Gewohnheitstiere sind. Und wenn sich etwas ändern soll, was wir nicht kennen oder auf eine Art und Weise die wir nicht kennen, nehmen wir erst einmal eine fragende oder ablehnende Haltung ein. Daher ist die Kommunikation so enorm wichtig, da hiermit der Grundstein für Verständnis gelegt werden kann. Letztlich geht es nämlich nun im fünften Schritt darum die aufkeimenden Widerstände aus den voran gegangenen Schritten aus dem Weg zu räumen. Dazu habe ich im Beitrag “Ein Hindernis darf dich nicht stoppen – nur herausfordern” meine Gedanken niedergeschrieben und mit einigen Beispielen erklärt.

Wie geht das am besten? Oft lassen sich gewissen Tendenzen vorher sehen. Möchte man das papierlose Büro einführen, wird der Mitarbeiter im Archiv panische Angst um seinen Job haben. Vermutlich wird er die Idee sehr schnell sehr doof finden. Also wäre es von vorne herein schon wichtig ihn in die Gedanken mit einzubeziehen und ihm eine neue Option zu eröffnen. Er könnte beispielsweise zukünftig das digitale Archiv verwalten und sich darauf entsprechend weiterbilden lassen. Unternehmerisch geht es also darum die größten Widerstände vorab abzusehen und ihnen entgegen zu wirken beziehungsweise sie so von der Vision zu begeistern, dass sie die allgemeinen aber auch ganz individuellen Vorteile darin sehen.

Schritt 6: Kurzfristige Erfolge sichtbar machen

Vision hin oder her – ihre Umsetzung dauert meistens Monate oder gar Jahre. Um aber alle Beteiligten bei der Motivation zu halten ist es enorm wichtig, dass es immer wieder Erfolgserlebnisse gibt. Dazu sind Meilensteine und Teilziele hervorragend geeignet. Wenn jeder Beteiligte und Unbeteiligte in einer Unternehmung zu jedem Zeitpunkt weiß, wo auf dem Zeitstrahl sich das Projekt gerade befindet und was das nächste Ziel ist, sorgt dies für eine gute Informationslage.

Aus dieser heraus fühlen sich die Unbeteiligten hervorragend informiert. Die Projekt-Beteiligten hingegen sehen einen ständigen Fortschritt und motivieren sich über die Erreichung der nächsten Ziele ein Stück weit selbst. Auch wenn die größte Motivation aus der Vision heraus kommen muss, sorgen kurzfristige Erfolgserlebnisse für einen Leistungs-Boost und eine höhere Zufriedenheit der Beteiligten.

Schritt 7: Veränderungen antreiben – nicht nachlassen

Letzte Woche ist zum Thema „Veränderungen umsetzen“ mein Artikel erschienen, in dem ich das Thema der ständigen Weiterentwicklung umfangreich behandelt habe. Ein Projekt ist dann fertig, wenn es erfolgreich umgesetzt und abgeschlossen ist. Vielfach habe ich es jedoch erlebt, dass die Projekte in Gruppen gegeben werden und dort niemand mit der nötigen Vision ausgestattet wurde. Kein Wunder also, dass sich der Projektgedanke mit der Zeit verliert und die Arbeitsgeschwindigkeit und Produktivität maßgeblich nachlässt. Der Visionär einer Idee ist also höchstpersönlich dafür verantwortlich die notwendigen Impulse zu geben. Er hat sich in diesem Thema als Leittier positioniert und ist nun auch dafür verantwortlich, dass die Herde sich bewegt.

Damit ist nicht zwingend die Herde der Menschen gemeint, die an dem Projekt arbeiten. Vielmehr ist die Vielzahl der Ziele und Gedanken gemeint, die auf eine bestimmte Vision einzahlt. Als Einzelunternehmer kannst natürlich auch du einen Change durchführen. Hier ist es vor allem wichtig, dass du als Herr deiner Ziele entsprechend die Prioritäten im Alltag danach vergibst. Wer das papierlose Büro umsetzen möchte, wird mit der reinen Idee keinen Erfolg haben. Die ständige Arbeit an dieser Vision ist der maßgebliche Erfolgsfaktor. Beharrlichkeit und die konsequente Umsetzung klingen erst einmal disziplinär, sollen aber vor allem die Vorteile des papierlosen Büros in den Vordergrund stellen – und gleichzeitig dafür sorgen, dass alte Gewohnheiten keinen neuerlichen Einzug mehr im Arbeitsalltag finden.

Schritt 8: Veränderungen in der Kultur verankern

Du kannst alles machen. Idee, Visionen oder auch Ziele kannst du dir vornehmen, umsetzen und erreichen. Es ist aber wie bei einer Diät. Hier kannst du dir auch vornehmen 10 Kilo abzunehmen. Mit einer Änderung deines Essensplans oder mehr Sport wirst du es wahrscheinlich auch erreichen. Wer aber jetzt nicht dran bleibt, wird wieder zurück in alte Muster fallen. Insofern besteht die Aufgabe dann darin das Gelernte und Umgesetzte weiter voran zu treiben und einer neuen Vision zu unterstellen. Das bedingt, dass das Erlernte weiterhin im Fokus steht und umgesetzt wird.

Und so ist es bei einem Change, der eine Vision umsetzen soll. Wie schon erwähnt, kann dies mitunter Jahre dauern, bis eine Veränderung vollzogen ist. Damit auf dem langen Weg dorthin und vor allem aber auch danach keine Begeisterung abreißt, ist es notwendig dieses in der Kultur zu verankern.

Wer das papierlose Büro für sich umsetzen will und möchte, kann das zweifelfrei schaffen. Danach allerdings ständig auch dabei zu bleiben, ist eine ganz neue Herausforderung. Hierzu eignet sich oftmals die Fragestellung: „Warum wollte ich das denn eigentlich?“. Ich für mich habe das papierlose Büro vor allem deswegen umgesetzt, dass ich mehr Freiheiten in meinem Leben genießen möchte. Natürlich habe ich ein festes Büro, aber das muss ich doch nicht haben, weil dort Aktenordner stehen? Gleichermaßen spielen Ordnung und Zeit hier in meine Freiheit mit rein.

Wer Ordnung liebt und umsetzt kann sich flexibler und frei bewegen.

Kein Wunder also, dass wichtige Visionen erstmalig erfunden, aber danach ständig weiter entwickelt werden. Auch das papierlose Büro entwickelt sich ständiger weiter. Hier ist es für meine Mitarbeiter und mich wichtig ständig und aktuell am Ball zu bleiben. Wir wollen nie wieder anders leben und arbeiten – deswegen haben wir das papierlose Büro in unserer Kultur verankert.

André Nünninghoff
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André Nünninghoff

Gründer & Coach bei den Paperless Pioneers
Ich liebe alles Technische und bin großer Verfechter des K.I.S.S. (keep it simple, stupid) - Prinzips. Aus diesem Grund beschreibe ich meinen täglichen Workflow in meinem Evernote eBook, denn das papierlose Büro ist meine Leidenschaft. Beruflich bin ich als Paperless Coach unterwegs.Hier im Blog und auf iButler.me trage ich alles zusammen, das euch dabei unterstützt, euer papierloses Büro voranzutreiben. Gemeinsam leisten wir echte Pionierarbeit, also worauf wartest du?
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