Über den digitalen Briefkasten hatte ich in einem meiner letzten Artikel schon mal geschrieben. Hierzu gab es die eine oder andere Frage, weshalb ich dir heute einmal Schritt für Schritt zeigen möchte, wie du einen Briefkasten einrichtest. Im Team arbeiten wir mehrheitlich mit Dropscan und ich auch habe mich dazu entscheiden mit der Lösung zu arbeiten. Ich bekomme nicht besonders viel analoge Post, weshalb sich das günstige Paket am ehesten für mich rechnet.

Dropscan – dein digitaler Briefkasten mit Sitz in Berlin

Um dir einen digitalen Briefkasten einzurichten, musst du einen Dienstleister auswählen. Hier gibt es einige, aber wir schon beschrieben habe ich mich für den Service von Dropscan entschieden. Es gibt die Möglichkeit über einen Test-Account einmal die Oberfläche anzuschauen und mit fiktiven Postsendungen im Eingang zu spielen. Ich habe mir das genau 3 Minuten angeschaut, weil es sehr simpel und intuitiv bedienbar ist. Letztlich gibt es dort auch nur drei Optionen, aus denen du auswählen kannst:

  • Öffnen und Scannen
  • Weiterleiten
  • Vernichten

Das ist recht übersichtlich und folglich habe ich mich gegen den Test-Zeitraum von zwei Wochen entschieden. Theoretisch könntest du dort einen eigenen digitalen Briefkasten einrichten. Dieser nennt sich dann Scanbox und ist die Adresse, auf die du deine Post weiterleistet oder direkt schicken lässt. Im Test-Zeitraum hätte ich mir also Test-Briefe schicken können, aber darauf habe ich verzichtet. Das ich papierlos arbeiten möchte, weiß ich ja bereits und muss es nicht mehr im Test heraus finden

Einrichten deiner Scanbox bei Dropscan

Das ist einfach und schnell gemacht. Geh dazu auf die Seite von Dropscan und klicken dort „Kostenlos testen“. In dieser Anmeldung vergibst du ein Passwort, akzeptierst die AGB sowie die Datenschutzerklärung von Dropscan und musst natürlich deine Mailadresse eintragen. Danach bekommst du per Mail einen Link zugeschickt, der als Verifizierung dient und dann kannst du dich einloggen.

Nun bist du in der Testumgebung und kannst fröhlich mit den Sendungen machen, was du möchtest. Wie schon erwähnt ist die Bedienung sehr intuitiv, was dich aber nicht davon abhalte soll es selbst zu probieren.

Dropscan Scanbox Testzugang

Ansicht der Testumgebung einer Scanbox bei Dropscan nach der Anmeldung

Überlagert wird der oberen Rand der Seite von einem derzeit gelben Balken. In dieser ist eine Schaltfläche enthalten, die mit „Jetzt persönliche Scanbox einrichten“ beschriftet ist. Wenn dort drauf klickst, gelangst du auf eine neue Seite. Im ersten von drei Schritten kannst du wählen, ob das Konto privat oder gewerblich genutzt wird.

Anmeldung der Scanbox bei Dropscan in drei einfachen Schritten

Dropscan Scanbox Einrichtung Schritt 1

Ansicht der Anmeldemaske für eine eigene Scanbox bei Dropscan – Auswahl der Nutzungsform

Der maßgebliche Unterschied zwischen den beiden Optionen ist der ausgewiesene Preis. Während er gewerblich als Nettosumme angezeigt wird, ist diese als Privatier natürlich ein Bruttobetrag. Zusätzlich ist die gewerbliche Nutzung auf den ersten Blick ein klein wenig teurer. Mit einem gewerblichen Konto bei Dropscan hast du jedoch ein höheres Freikontingent bei den Sendungen, so dass am Ende eigentlich kein großer Preisunterschied besteht.

Dropscan Scanbox Einrichtung Schritt 2

Ansicht der Bestell-Maske für eine Scanbox bei Dropscan – Auswahl des Leistungsumfangs (Preise Stand 10/2017)

Je nach Notwendigkeit wählst du hier nun das passende Produkt aus. Bekommst du viel Post, macht eine Flatrate sicherlich wirtschaftlich Sinn. Ich jedoch bekomme nur sehr wenig Post und habe das einfachste Paket gebucht.

Hier findest du die jeweils aktuelle Fassung der gewerblichen Preise für die Nutzung einer Scanbox

und

hier findest du die Übersicht der Preise für eine private Scanbox

In diesen Preistabellen siehst du auch jeweils die Freikontingenten sowie die inkludierten Anbindungen an verschiedene Cloudspeicher oder Programme.

Die Scanbox steht – jetzt braucht sie Futter

Erst einmal braucht der Dienstleister Futter, damit er die Scanbox auch betreibt. Hierzu musst du im dritten Schritt deine persönlichen Angaben wie Rechnungsadresse und Bankverbindung angeben. Danach ist dann aber auch Schluss mit der Anmeldung du bist stolzer Besitzer einer Scanbox

Für das andere Futter gibt es verschiedene Ansätze, wie du nun deine Briefe in deine Scanbox bekommst. Der meiner Meinung nach beste Weg für ein smartes Büro ist die Einrichtung eine Nachsendeauftrages. Damit gewährleistest du, dass alle Sendungen an deine Scanbox gehen und musst selbst manuell nichts mehr machen.

Hier findest du die entsprechenden Konditionen bei der Deutschen Post für einen Nachsendeservice, wobei die Abwicklung dazu komplett papierlos über die Seite selbst funktioniert. Abhängig davon wie überzeugt du von der Lösung bist, kannst du mit 6 Monaten einsteigen oder direkt das 2-Jahres-Paket buchen. Ich habe mich erst einmal für die 6-Monats-Variante entschieden – heute weiß ich leider nicht mehr warum.

Dropscan - Nachsendeauftrag einrichten

Ansicht des Nachsende-Service der Deutschen Post AG – Auswahl des Leistungspakets (Preise Stand 10/2017)

Für die Sparfüchse unter euch: Man kann sich die Kosten sparen, auch wenn ich es nicht empfehlen würde. Theoretisch könntest du nämlich allen deinen Dienstleistern, die dir Rechnungen stellen, die Scanbox-Adresse mitteilen. Auch wenn ich das sukzessiv mache und darum bitte die Kommunikation über die Scanbox laufen zu lassen, hätte ich keine Lust gehabt die Post manuell weiterzuleiten. Irgendeiner kriegt es nämlich immer nicht hin und du kannst den Brief nehmen und nach Berlin in deine Scanbox schicken. Entscheide selbst!

Also, sieh zu, dass niemand dir Post nach Hause schickt sondern alle deine Kontakte deine Scanbox-Adresse bekommen. So stellst du sicher, dass alles digital läuft und dein Briefkasten vereinsamt.

Dropscan ist doch nichts für mich

Derzeit könnte ich nicht nachvollziehen, wieso es so sein könnte, aber du kannst alles das wieder rückgängig machen. Dropscan selbst arbeitet mit einer Kündigungsfrist von zwei Wochen zum Monatsende, aktueller Stand von Oktober 2017 der AGB. Du musst nur sicherstellen, dass in deiner Scanbox oder dem Archiv dort nichts mehr von dir liegt.

Den Nachsendeauftrag kannst du ebenfalls deaktivieren. Dazu musst du per Mail oder Telefon mit dem Kundenservice Kontakt auf nehmen und den Auftrag ändern. Geld wirst du vermutlich keines mehr zurückbekommen, was vermutlich damals mein Beweggrund war erst einmal nur die 6-Monats-Variante zu wählen. Am Ende kannst du also alles zurück drehen und deine Post wieder im Briefkasten erhalten.

Empfehlen kann ich dir das nicht. Seit ich meine Scanbox habe, weiß ich, dass mein papierloses Zeitalter begonnen hat. Ich bin noch weit weg davon komplett papierlos arbeiten zu können, aber es ist ein erster Schritt in die richtige, papierlose Richtung.

Tobias Lindner

Tobias Lindner

Prozessoptimierung sowie große Gebilde aus Prozessen zu basteln ist meine große Leidenschaft. Vor einiger Zeit habe ich als Abwechslung dazu das Schreiben für mich gefunden.

Ich schreibe zu vor allem über das Thema Geld sparen/Finanzen sowie das Zeitmanagement. Tim Ferris hat mich mit seiner Vier-Stunden-Woche schwer beeindruckt und seit dem versuche ich meine Arbeit so produktiv wie möglich zu gestalten.

Hier möchte ich vor allem meine frischen Erfahrungen als Paperless Pioneer sowohl privat als auch nebenberuflich mit euch teilen. Ich freue mich sehr über die Chance!
Tobias Lindner