Kennst du das?

Du willst etwas in deinem Leben verändern. Du willst entspannter Leben. Vielleicht willst du auch mehr Leistung im Job bringen.

Oder willst du vielleicht dein Büro und dein Leben papierlos gestalten?

Egal was es ist. Meistens musst du erstmal zwei Sachen investieren. Zeit und Geld. Zeit benötigst du ganz klar um dich nach Umsetzungsmöglichkeiten, Workflows und Software umzugucken und zu lernen. Geld brauchst du wiederum in vielen Fällen für die oben genannten Dinge.

Was aber wenn du dir all die Sachen kaufst und feststellst, dass das doch nichts für dich ist. Vielleicht hast du auch gar nicht die Mittel dazu Geld zu investieren.

Das bedeutet zum Glück nicht, dass du deine Wünsche nicht erfüllen kannst.

Mir war nämlich genau das wichtig. Ich wollte ein papierlosen Lebensstil und gleichzeitig produktiver arbeiten. Ich hatte aber nicht die Mittel viel in teure Software und Kurse zu investieren.

Der erste Schritt – die Einstellung

Ganz klar, es fängt immer mit den ersten Schritt an. Dafür musst du weder Zeit noch Geld aufbringen.

Du hast Wünsche wie jeder von uns. Das erste was du also brauchst, ist die Überzeugung und den Willen etwas zu ändern.

Dabei ist es wichtig, dass du nicht nur sagst das du etwas ändern möchtest. Die Einstellung muss durch und durch verankert sein. So sehr, dass deine Finger anfangen zu kribbeln und du nicht ruhig sitzen kannst, wenn du nicht an deinem Ziel arbeitest.

Wenn du noch nicht soweit bist und nicht weißt wie du dort hinkommen sollst dann bleib entspannt.

Ich habe immer ein sehr schönes Beispiel, welches dir hilft langsam, Stück für Stück, zu so einer Einstellung zu kommen.

Schreibe deinen Wunsch auf einen Zettel. Häng dir diesen Zettel an einen Ort wo du ihn immer und ständig siehst. Wann immer du eine kurze Pause zum einatmen machst schau auf den Zettel und lies ihn leise in Gedanken vor.

Wiederhole das immer und immer wieder. Du wirst feststellen, dass sich dein Ziel langsam in deinen Kopf einbrennt. So sehr bis du über nichts anderes mehr nachdenken willst. Wenn du das geschafft hast bist du soweit den nächsten Schritt zu machen.

Der zweite Schritt – die Umsetzung

Du hast jetzt die Einstellung etwas zu ändern. Du bist bereit durch dick und dünn zu gehen um dein Ziel zu erreichen.

Du hast dir bereits Blogs, Anleitungen und Methoden rausgesucht. Du bist bereit alles zu geben.

Ich sage dir eins.

Relax! Du hast den wichtigsten Schritt gemacht.

Also, du willst ein papierloses Büro? Dann nimm dir deine Unterlagen und fange an zu scannen. Du kannst die Dateien direkt auf deinen PC scannen.

Sollte das nichts für dich sein, weil du auch unterwegs auf deine Daten zugreifen musst gibt es Cloudlösungen.

Schau dir dazu einfach Evernote, OneNote oder Dropbox an. Auch Google Drive ist empfehlenswert. Du kannst bei Verwendung dieser Programme auch direkt von deinem Smartphone in die App scannen. Für den Anfang sind alle Lösungen kostenfrei und simpel zu nutzen.

Mein persönlicher Favorit und absolute Empfehlung ist Evernote. Du hast keine Speicherbegrenzung wie bei den anderen Programmen. Lediglich dein Upload-Volumen wird mit jeder Kontostufe erweitert.

Wenn du keinen Scanner oder Multifunktionsgerät zum Drucken, Scannen und Faxen hast kannst du wie bereits gesagt auch dein Smartphone zum Scannen nehmen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Apps.

Meine Empfehlung ist hierbei Scannable von Evernote oder ScanBot. Beide Apps scannen hervorragend und bieten dir die Möglichkeit die Dokumente einfach zu exportieren.

Mehr benötigst du für deinen Einstieg nicht. Allerdings gibt es noch einen weiteren letzten Schritt.

Der dritte Schritt – Die Gewohnheit

Das papierlose Leben ist ein laufender Prozess. Du musst also kontinuierlich dabei sein. Allerdings ist der Aufwand letztlich so gering, dass du mit der Zeit immer weniger aktiv tust.

Das ist möglich dank der magischen Kraft der Gewohnheit.

Du bist mittlerweile soweit, dass du deine Unterlagen einmal eingescannt hast. Das ist gut. Aber du weißt, dass du auch in Zukunft weiterhin Unterlagen, Dokumente und Post bekommst. Um das ganze immer zu bewältigen solltest du dir einen fixen Termin erstellen. Einmal die Woche nimmst du dir alle Sachen vor die du in der vergangenen Woche erhalten hast und scannst sie ein.

Du solltest dir dafür eine Ablage zurechtlegen. In diese Ablage kommen dann alle Sachen, welche du über die Woche bekommst.

Nach dem einscannen kannst du die Dokumente vernichten.

Diesen Prozess solltest du strikt einhalten und regelmäßig überprüfen. Auch hier wirst du mit der Zeit feststellen, dass der Vorgang sich nahezu automatisiert.

Sobald du diesen Prozess so verinnerlicht hast, dass du ihn ohne Erinnerung oder große Anstrengung und Aufwand erledigst, hast du den Schritt zu einer Gewohnheit erfolgreich geschafft.

Fazit

Du siehst also, dass der Einstieg in das papierlose Leben gar nicht so schwierig ist. Du hast die Möglichkeit schnell und kostenlos zu starten.

Das einzige was du benötigst ist ein Smartphone. Oder ein Computer und ein Scanner.

Mit der integrierten Gewohnheit wird sich langsam aber sicher dein Denken noch mehr ändern. Du wirst feststellen können wie du automatisch immer mehr Papier aus deinem Leben entfernst.

Und wenn du mit den kostenlosen Diensten an deine Grenzen stößt kannst du jederzeit, bei jedem der Dienste, ein Upgrade durchführen um entweder mehr Speicherplatz oder zusätzliche Features freizuschalten.

Außerdem kannst du auch noch weitere Investitionen tätigen um beispielsweise handschriftliche Notizen digital zu machen. Dafür benötigst du lediglich ein Tablet und einen Stylus in Kombination mit einer passenden App.

Empfehlenswert sind hier: ein iPad, die App GoodNotes und je nach Modell des iPads entweder den Apple Pencil (iPad Pro only) oder den Wacom Bamboo Stylus.

Mit dieser Ausstattung kannst du sowohl handschriftliche Notizen erstellen als auch Dokumente ohne vorheriges Ausdrucken annotieren.

Also? Steht der Umsetzung noch etwas im Weg? Falls du andere Ansichten hast dann ab in die Kommentare damit.

Merlin Mechler
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Merlin Mechler

Blogger & Berater bei Merlin Mechler
Ich helfe jungen Start-Ups und Entrepreneuren groß zu werden, indem ich bei der Etablierung der Marke unterstütze und im gesamten Business Developement Prozess als Beratender Coach beiseite stehe.
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