Die wenigsten wissen, wieso mein papierloses Büro überhaupt entstanden ist. Natürlich wissen viele, dass ich hierzu einen Online-Kurs habe, ein Buch zu Evernote geschrieben habe und bei verschiedenen Kunden als Coach und Berater arbeite. Aber wie ich dazu gekommen bin?

Ich möchte als Abschluss meiner kleinen Artikelserie zum Change Management meinen eigenen „Change“ ein wenig thematisieren und dir hier und da den einen oder anderen Tipp an die Hand geben. Selbst mache ich immer wieder die Erfahrung, dass Dinge nur sehr komplex aussehen, es aber im Endeffekt im Anfangsstadium gar nicht sind. Natürlich ist meine heutige Struktur sehr umfangreich und ausgereift – aber es braucht nicht dieses Setup um ein papierloses Büro umzusetzen.

Wie alles begann – Klein-André und der Getränkeladen

Vielleicht hat es der ein oder andere schön gehört, aber beruflich komme ich aus einer vollkommen anderen Richtung. Meine Tätigkeit als Rettungsassistent bei der Feuerwehr ist nur ein Teil davon. Vor der Paperless Pioneers beziehungsweise meinem Job als Paperless Coach gab es noch eine Unternehmung. Und zwar kam ich auf die glorreiche Idee einen Getränkehandel zu eröffnen.

Das war allerdings nicht der herkömmliche Getränkemarkt wie du ihn kennst, sondern ich habe mich darauf spezialisiert zu Zeiten Getränke zu verkaufen, in denen alle anderen geschlossen hatten. Kurz und knapp: Nachts und vor allem dort am Wochenende. Die Idee war nicht schlecht und die Geschäfte liefen anfangs auch wirklich gut, aber nach einiger Zeit saß ich nachts auf den Getränkekisten und musste jede Menge Zeit totschlagen. Das Geschäftsmodell erwies sich zumindest langfristig nicht wirklich als Erfolg, gab mir aber übergangsweise die Chance mir viele Gedanken über die Errichtung eines papierlosen Büros zu machen.

Das war aber nur der eine Grund. Der andere Grund war meine Hassliebe zu Belegen. Eigentlich war ich der Meinung, dass mein System der Beleg-Verwaltung sinnvoll war – war es aber scheinbar nicht. Die zahlreichen Lieferscheine der Lieferanten gleichzeitig die Belege für die Endkunden haben zusammen einen beträchtlichen Berg Papier ergeben. Da lag der ein oder andere Baum in meinem Büro. Und nun kam es doch hin und wieder vor, dass ich wegen verschiedener Gründe einen bestimmten Beleg gesucht habe. Mir sei die Wortwahl verziehen, aber ich habe wirklich das kalte Kotzen bei der Sucherei bekommen.

Nie waren die Belege dort, wo sie hin sollten

Und es war wirklich so. Als hätte ich einen kostengünstigen Mitarbeiter, der heimlich während meiner Abwesenheit andauernd meine Unterlagen durcheinander bringt. Und eine Papieransammlung hat nun mal leider den großen Nachteil, dass ich nicht oben auf ein Blanko-Blatt einen Suchbegriff schreiben kann und kurz darauf rutschen die relevanten Belege aus dem Stapel.

Ich möchte nicht wissen, wie viele Bäume ich während der Zeit durchsucht habe. Und nochmal, ich bin der Meinung wirklich gut organisiert zu sein. Insofern war jede Suche nach einem Beleg eine persönliche Herausforderung fühlte sich wie Versagt-haben an.

Und während ich nachts dort saß oder auch mal gerne tagsüber um Belege zu sortieren kam mir der Gedanke: „Wie geil wäre ein papierloses Büro!“. Um ehrlich zu sein, war das der erste Gedanke dazu und der Anfang von allem. Getrieben von meiner eigenen Unzufriedenheit über die Unordnung und das überaus schlechte Suchsystem habe ich angefangen mir mein eigenes papierloses Büro zu basteln.

Mein papierloses Büro wurde meine Vision

Hier begann die Veränderung und sozusagen mein eigenes Change Management. Zuerst habe ich sehr viele Information über ein papierloses Büro gesucht. Dazu gab es damals allerdings noch nicht so viel wie heute. Das bedeutet es war streckenweise sehr müßig sich einen Prozess zu überlegen, wie aus einem papierbehafteten Arbeitsschritt ein papierloser Arbeitsschritt wird. Zwar hieß es damals schon in der Presse, das ein papierloses Büro ohne weiteres möglich, aber ich habe nur sehr wenige Informationen und Menschen dazu gefunden.

Und wenn es halt keiner bis dato gemacht hatte, musste ich es machen. Zu der Zeit habe ich mir nie einen Kopf darüber gemacht, dass ich damit irgendwann einmal mein Geld verdienen konnte. Vielmehr verbiss ich mich in meiner Vision mein papierloses Büro umzusetzen. Es war mir egal wie, aber ich wollte es unbedingt. Und das als Nebenbemerkung: So solltest du heute auch anfangen, wenn dich das Thema interessiert. Glücklicherweise musst du nicht mehr so durch den Nebel tappen, wie ich es beim der Informationslage musste, aber dennoch ist es immer noch eine Herausforderung die eigenen Prozesse darauf hin umzustellen.

Ich bin kein Tüftler der nächtelang über einem Problem brütet, bis er die Lösung gefunden hat

Aber dennoch hat es sich streckenweise so angefühlt. Viele Situationen musste ich im Endeffekt auch selbst klären und probieren, aber hier habe ich vor allem auf Menschen mit entsprechend hilfreichen Kenntnissen zurückgegriffen. Mir ist der menschliche Kontakt sehr wichtig und ich bin der festen Überzeugung, dass sich Probleme im Dialog deutlich einfacher (und auch schneller) klären lassen, als es alleine im Labor der Fall ist. Ein papierloses Büro ist zudem ein Thema, über das man mit vielen Menschen sprechen kann. Hier lag der eindeutige Vorteil gegenüber eine chemischen Formel.

Nach und nach wurde mein papierloses Büro real

So wie ich es immer wieder auch in meinem Podcast und meinen Artikel sage, lief es dann letztlich auch bei mir. Schritt für Schritt konnte ich nach und nach jede einzelne Bewegung von Dokumenten in meinem kleinen Büro papierloser gestalten. Natürlich ging es nicht immer reibungslos und vielfach habe ich auch voll ins braune Glück gefasst, weil es nicht so funktioniert hat, wie angedacht. Meine Verbissenheit in das Thema jedoch hat am Ende dazu geführt, dass ich es aber irgendwie hin bekommen habe, mein Büro weitestgehend papierlos zu gestalten.

Mit der Zeit spürte ich selbst in mir, dass mich das Thema „papierloses Büro“ weitaus mehr begeistern konnte als der Getränkehandel. Tolle Idee, aber für mich unter den Umständen keine wirkliche Alternative mehr und zudem auch keine, die mir langfristig meinen Lebensunterhalt finanzieren konnte.

Zudem, und das hatte ich ja bereits erwähnt, bildete sich um das Thema herum langsam aber sicher ein kleines Netzwerk. Es begann sogar einen regelmäßigen Austausch unter den Pionieren zu geben, so dass ich nicht mehr vollständig auf mich allein gestellt war. Großartig, denn so konnte mein papierloses Büro als auch die gesamte Thematik deutlich mehr Fahrt und damit Geschwindigkeit aufnehmen.

Heute kann ich von meiner Vision leben

Ich bin sehr glücklich und dankbar, wie sich die Dinge entwickelt haben. Zweifelsfrei war es eine glückliche Fügung, dass es so gekommen ist, wie es kam, aber es war auch ein sehr hartes Stück Arbeit und Beharrlichkeit. Mein Festbeißen in dem Thema ist für meine Begriffe der maßgebliche Erfolgsfaktor.

Es kam am Ende doch sehr überraschend, als ich die erste Anfrage als Experte für das Thema des papierlosen Büros erhalten habe. Auf einmal wollten Menschen aus anderen Firmen und Unternehmer von mir etwas über ein papierloses Büro erfahren. Scheinbar war ich also nicht der Einzige, der Interesse an dem Thema hatte. Nun, nach einigen Jahren als Paperless Coach schaue ich durchaus stolz auf die vergangene Zeit. Ich konnte mir durch meine Verbissenheit und mein Interesse an dem Thema etwas vollkommen Neues in meinem Leben aufbauen. Mein persönliches Change Management war vermutlich weniger schwierig als in einem großen Unternehmen, da ich selbst von dem Thema ja bereits überzeugt war. Dennoch war es komplett unbekanntes Terrain und konnte mit dazu beitragen, dass das papierlose Büro heute ein Stückchen weiter ist, als es das noch vor einigen Jahren war.

Mein heutiger Arbeitstag besteht vor allem aus dem Coaching. Ich konnte also mein Wissen mit meiner durchaus offenen und kommunikativen Art kombinieren und verdiene damit heute meinen Lebensunterhalt. Es hätte wirklich weitaus schlimmer können. Zu keiner Zeit gab es eine Garantie dafür, aber der feste Glaube an meine Vision und das konsequente Arbeiten daran haben zur heutigen Situation geführt.

Was braucht es um ein papierloses Büro umzusetzen?

Vor einiger Zeit noch hätte ich geantwortet, dass du in jedem Fall einen Scanner brauchst. Am besten sogar einen portablen Scanner, so dass du überall bei deinen Kunden oder bei ortsunabhängiger Arbeit die Dokumente scannen und damit digitalisieren kannst. Diesen Job kannst du allerdings outsourcen und auf Dienstleister wie Dropscan, Getcaya oder Digitalkasten zurückgreifen. So gelangt das Papier nicht einmal mehr in deine Hände, sondern erreicht dich direkt digital. Ob du einen Scanner brauchst oder nicht hängt also maßgeblich davon ab wie viel du vermutlich wirklich selbst scannen musst.

Eine andere Methode, wer weder einen Scanner noch einen digitalen Briefkasten in seinem papierlosen Büro haben möchte, ist das Scannen von Dokumenten beispielsweise via Scanbot. Das ist eine App-Anwendung, die du auf deinem Smartphone installieren und dann verwenden kannst. Ferner brauchst du noch einen Mülleimer, um die Dokumente dann im Anschluss zu entsorgen.

Bei der Scannung der Dokumente solltest auf eine möglichst hohe Qualität setzen. Das sogenannte Optical Character Recognition, kurz OCR, ist nichts anderes als eine Möglichkeit der Texterkennung. Damit ist es möglich später aus einem Dokumenten-Archiv heraus nach Begriffen wie Firmennamen, Datumsangaben oder einer Rechnungsnummer zu suchen. Das ist sehr praktisch und ich persönlich würde dir empfehlen, diese Qualität auf jeden Fall zu wählen.

Wähle das Archiv mit Bedacht

Hier muss man nun unterscheiden zwischen mehreren Prozesssträngen. Der Posteingang ist zweifelsfrei der erste Kontakt mit Papier und lässt sich wie beschrieben lösen. Gleichzeitig entsteht aber innerhalb der Arbeitsprozesse Papier, zum Beispiel durch Notizen, White Papers oder Nachrichten für andere. Hier behelfe ich mir selbst mir vor allem mit Apps wie Evernote, OneNote, Meistertask, Trello, Todoist und vielen mehr. Welche davon sich am besten für deine Anforderungen eignet solltest du selbst ausprobieren. In meinen Coachings nehme ich immer erst die Prozesse auf und male dann einen Weg auf, den ein Dokument oder eine Notiz notwendiger weise gehen muss. Diese Wege lassen sich dann abhängig von den Anforderungen an beispielsweise die Sicherheit oder Multi-User-Fähigkeit durch verschiedene Anwendungen realisieren.

Alles, was von entsprechender Bedeutung für die weitere Verarbeitung ist, seien es Dokumente, Notizen oder anderweitige Unterlagen, solltest du in einem Online-Archiv ablegen. Man spricht hier von der sogenannten Cloud oder dem Cloudspeicher. Das sind Server, auf denen du deine Daten ablegen und jederzeit darauf zugreifen kannst. Je nach Datenmenge und Qualität oder Inhalt musst du hier unter anderem die Datenschutzbestimmungen beachten. Nicht alles was geht, ist auch erlaubt.

Dropbox, Google Drive und andere Nicht-EU-Services sind zwar sehr günstig und zweifelsfrei auch oftmals gut geeignet, allerdings genügen sie dem deutschen Datenschutz nicht. Dieser sieht nämlich unter anderem vor, dass der Server-Standort Deutschland sein muss. So sind beispielsweise die gespeicherten Kundendaten auch jederzeit im Zugriff des Unternehmers. Auf einem amerikanischen Server könnte die Leitung zum Server aufgrund von politischen Missstimmungen gekappt werden.

Verlagere deine Prozesse in die Online-Welt

Das heutige Zeitalter hält Möglichkeiten bereit, mit denen du eigentlich fast jede Tätigkeit irgendwie online über ein Tool erledigen kannst. Das beginnt mit der Email, geht über Messenger-Dienst wie Skype, Slack oder Ryver und ist heute bereits auch auf große Teile der Buchhaltung ausgeprägt. Debitoor ist dabei beispielsweise eine von vielen Möglichkeiten die eigenen Rechnungen online und vollkommen papierlos zu erstellen, versenden und am Ende noch den Zahlungseingang zu überwachen.

Mit ein wenig Flexibilität und dem konsequenten Willen ein papierloses Büro für dich zu realisieren bin ich mir absolut sicher, dass du eine Online-Lösung für deine Prozesse findest. Die Gestaltung dieser ist jedoch so individuell wie ein Fingerabdruck. Jeder Unternehmer (und auch jede Privatperson) stellt daran ganz eigene Anforderungen. Hier geht es dann im Endeffekt darum die Anforderungen gegen die Möglichkeiten zu halten und unter Umständen an der einen oder anderen Stelle Anpassungen vorzunehmen.

Mein guter Freund Bastian Barami hat es zu seinem Lebensinhalt gemacht so viel wie möglich von der Welt zu sehen. Seinen Lebensunterhalt bestreitet er durch den Verkauf von Produkten über Amazon-FBA und entsprechenden FBA-Workshops. Er reist seit mehr als drei Jahren durch die verschiedenen Kontinente und besucht dort vornehmlich die weniger touristischen Bereiche. Dennoch arbeitet er oft und viel an seinem Online-Geschäft. Das widerrum lässt sich ausschließlich darüber realisieren, dass er von Anfang an konsequent seine Prozesse in die Online-Welt verlagert hat. So braucht er heute nur noch einen Laptop und einen Internetzugang um von überall auf der Welt arbeiten zu können.

Werde so papierlos wie du möchtest

Das papierlose Büro ist grundsätzlich ein sehr breiter Begriff. Es gibt Ausprägungen wonach du wirklich fast gar kein Papier mehr im Büro haben kannst. Hier sind dann viele Prozesse automatisiert und der Belegfluss wird durch verschiedene Anwendungen gesteuert. Je mehr online eingerichtet ist, desto mehr freie Zeit hast du. Du bist ungezwungen in deinem Aufenthaltsort und hast dir deine Freiheit sozusagen selbst eingerichtet.

Dennoch gibt es immer wieder Menschen, die dieses bedingungslos papierlose Büro nicht mögen. Ihnen reicht wenn der Posteingang beispielsweise über einen digitalen Postkasten papierlos gestaltet wird. Oder aber die Ausgangsrechnungen werden über eine Online-Anwendung gesteuert, die die Papierhaltung von eigenen Rechnungen vermeidet. Ich als Verfechter und Anhänger des papierlosen Büros möchte die Möglichkeiten natürlich sehr weit ausschöpfen. Schon meine Funktion als Coach bedingt, dass ich meinen Kunden einen tiefen Markteinblick geben kann. Daraus können sie dann den passenden Service auswählen. Das muss aber natürlich nicht jeder tun.

Es spricht ÜBERHAUPT nichts dagegen, die Veränderung stufenweise und auch ohne konkreten Zieltermin umzusetzen. Nicht immer sind die Ressourcen für eine derartige Veränderung vorhanden beziehungsweise die Einsparpotentiale so interessant. Warum sollte ein Unternehmer unbedingt auf ein papierloses Büro wechseln? Wenn er lediglich zwei oder drei Dokumente pro Monat erhält oder selbst verschickt macht das wenig Sinn. Insofern steht dir die Ausprägung mit der du dein papierloses Büro einrichtest natürlich selbst frei. Nutze die Möglichkeiten, die sich dir bieten, wenn sie für dich einen Sinn ergeben.

Werde ich immer Paperless Coach bleiben?

Ganz ehrlich: keine Ahnung! Ich kann aber mit Bestimmtheit und absoluter Überzeugung sagen, dass mich das Thema seit Jahren sehr anfixt. Begeisterung ist schon fast kein Ausdruck mehr, eher Passion. Ob das ewig so anhält kann ich dir heute nicht sagen. Aber die Zukunftsprognose in dem Bereich sind sehr vielfältig und das Potential quasi unerschöpflich.

Mein großer Wunsch ist es das Thema des eigenen papierlosen Büros noch breiter in der Unternehmerwelt zu verteilen. Nicht umsonst haben wir mit der Paperless Pioneers Conference eine Möglichkeit der Information und vor allem des Austauschs geschaffen. Die ersten beiden Konferenzen sind hervorragend angenommen worden und das Programm für die PPC03 in 2018 schon jetzt mit einem mörderisch guten Line-Up versehen.

Einst sagte ein Unternehmer mal: „Ich möchte, dass in jedem Haushalt ein PC steht!“. Damit ging er zurück in seine Garage und tüftelte solange an einer Benutzer-Oberfläche für die Allgemeinheit, bis er etwas Neues erfunden hatte. Der damals junge Bill Gates ist heute Inhaber eines der weltweit größten Unternehmen. Das ist nicht mein Ziel. Mein Ziel ist es das papierlose Büro in Deutschland voran zu bringen und maßgeblich dazu beitragen zu tragen. Ich möchte das heute unnötige Prozesse durch die Digitalisierung von Dokumenten und Archiven ersetzt werden. So kann die Arbeitskraft weitaus produktiver eingesetzt werden. Vor allem aber gewinnt der Unternehmer selbst einen besseren Überblick.

Das führt zu mehr Freiheit, mehr Ordnung und am Ende auch mehr Zeit für dich als Mensch und Unternehmer!

André Nünninghoff
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André Nünninghoff

Gründer & Coach bei den Paperless Pioneers
Ich liebe alles Technische und bin großer Verfechter des K.I.S.S. (keep it simple, stupid) - Prinzips. Aus diesem Grund beschreibe ich meinen täglichen Workflow in meinem Evernote eBook, denn das papierlose Büro ist meine Leidenschaft. Beruflich bin ich als Paperless Coach unterwegs.Hier im Blog und auf iButler.me trage ich alles zusammen, das euch dabei unterstützt, euer papierloses Büro voranzutreiben. Gemeinsam leisten wir echte Pionierarbeit, also worauf wartest du?
André Nünninghoff
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