Schön, dass du heute dabei bist! Diesmal beschäftige ich mich im Rahmen der Artikelserie “Mit 5 Listen zum Erfolg” mit der ToDo-Liste.

Ich habe, wie auch bei den letzten malen, heute wieder einen Experten an meiner Seite der sich im Interview meinen Fragen stellt und sein gebündeltes Wissen für dich bereit stellt.

Diesmal habe ich Enrico, den Co-Gründer unserer Community, im Interview.


 

Merlin: 

Hallo Enrico, schön das du heute dabei bist. Im heutigen Teil der Artikelserie geht es um die ToDo Liste. Ein essentieller Bestandteil von Produktivität und Selbstmanagement, wie stehst du dazu?

 

Enrico:

Hallo Merlin! Aufgabenlisten sind neben einer strukturierten Informationseingangsorganisation und einem Informationsmanagementsystem, dass dich alles wiederfinden lässt, die dritte große Säule eines effizienten Produktivitätssystems.

 

Merlin: 

Es gibt nun ja auch Menschen die ihre ToDos im Kopf behalten und anstelle dessen lieber eine Not-ToDo Listen führen. Findest du sowas sinnvoll?

 

Enrico:

Die Dinge, die man erledigen will im Kopf behalten zu wollen ist für die Mehrheit der Menschen keine praktikable Lösung. Ein kleiner Teil der Menschen hat das Glück sich Dinge als mentales Foto zu merken. Sie müssen sich nicht alles Aufschreiben. und doch hilft es auch diesen Menschen einmal alle paar Tage einen sogenannten “Brain Dump” durchzuführen. Ein Konzept dass man sehr gut im Buch “Wie ich die Dinge erledingt bekomme” von David Allen nachlesen kann.

In einer Brain Dump Sitzung schreibt man alle Dinge auf die einem durch den Koof gehen. Dadurch übernimmt man die Eigentümerschaft über seine Gedanken. Ist diesen also nicht mehr ausgeliefert. Der Gedanke dahinter ist einfach der, sich von störenden Gedankenströmen zu befreien.

Die not-To-Do Liste ist ein Konzept, dass ganz besonders im letzten Jahr, 2016, in vielen Produktivitäts- und Selbstmanagementblogs die Runde gemacht hat.

Ich halte die not-To-Do Liste nicht für eine praktikable Alltagslösung.
Für Einsteiger ist die not-To-Do-Liste jedoch eine interessante Variante des Selbstmanagements, denn sie zielt darauf ab, unnötige “Zeitfresser” zu erkennen.

für mich muss eine Not-ToDo Liste immer mit einer Liste ein hergehen auf der man Dinge fest hält die man erreichen möchte.

Vielen Menschen hilft dabei eine smarte Zielsetzung.

 

Merlin: 

Da gebe ich dir Recht. Erkläre doch unsern Lesern kurz was du mit smarter Zielsetzung meinst.

 

Enrico:

In allen meinen Unternehmungen erstelle ich so genannte Meilensteine, diese sind Wegmarken, die ich erreichen muss um ein bestimmtes Ergebnis erzielen zu können.

Dieser Wegmarken/Zwischenziele sind durch bestimmte Schritte die erledigt werden müssen definiert.
Wenn ich also weiß was ich erreichen möchte muss ich mich bewusst gegen andere Dinge entscheiden wenn dir dabei eine Not-ToDo Liste hilft, dich besser zu konzentrieren, dann solltest du sie nutzen.
Ich, für meinen Teil, bin jedoch ein Freund von Vereinfachung.

 

Merlin: 

Wie meinst du das? Vereinfachung?

 

Enrico:

Das soll heißen, dass ich nicht zwei Listen führen muss um ein Ziel zu erreichen.

Wenn ich also der weltbeste 100 m Läufer werden möchte heißt das für mich, dass ich neben meinem Talent auch Hingabe brauche. Hingabe bedeutet das ich mindestens 8 Stunden am Tag auf der Laufstrecke oder im Trainingsraum verbringen muss. Es heißt, dass ich sieben Tage die Woche über Jahre hinweg an meinem Ziel arbeiten muss, weil die weltbesten Sprinter in Weltmeisterschaften und in Olympischen Spielen festgestellt werden. Dass bedeutet auch, dass das Samstags BBQ oder das Bierchen am Abend mit den Freunden einfach nicht zur Erfüllung des Ziels beiträgt.

Das heißt also, dass die Schritte die wir unternehmen um an unser Ziel zu gelangen auch automatisch Dinge ausschließen die nicht zum Ziel beitragen.

Wenn ich mich von schlechten Gewohnheiten befreien möchte sollte ich mir also eine Liste erstellen die Schritte beinhaltet die mir dabei helfen gute Gewohnheiten zu etablieren.

 

Merlin: 

Das ist Richtig und sehe ich genauso wie du. Besonders bei der Abgewöhnung oder Angewöhnung von Gewohnheiten kann eine Liste also helfen. Nun zur nächsten Frage.

Wie hat sich dein privates und berufliches Aufgabenmanagement entwickelt und welche Tools setzt du ein?

 

Enrico:

Für die Aufgabenverwaltung habe ich seit 2011 eigentlich immer Evernote genutzt. Evernote gibt mir ja die Möglichkeit Aufgabenlisten innerhalb einer Notiz zu erstellen und über die Checkbox ab zu Haken. Auch kannst du in Evernote an jede Notiz eine Erinnerung anhängen, die dich über die Deadline informiert/oder dir als Anhaltspunkt für den Start an der Arbeit an einer Aufgabe dienen kann.

Für den persönlichen Bereich deines Lebens ist das absolut ausreichend. Je mehr Projekte, Aufgaben und Unternehmungen jedoch dazukommen desto unübersichtlicher ist es beziehungsweise kann es werden.
Ich habe im letzten Jahr zusammen mit Pascal Held und Skye Stout ein automatisiertes Aufgaben Managementsystem für Evernote gebaut. Dazu haben wir uns Pascals Evernote Automatisierungssystem Filterize.net zu Nutze gemacht.

Die Idee war es ein Aufgabenmanagement System zu erstellen, dass es Evernote Business Teams erlaubt schnell und einfach Aufgaben zu einem Projekt oder in eine Team Inbox hinzuzufügen und zu verwalten. Dieses System befindet sich aktuell im Feinschliff, darum kümmert sich Skye.

Paradoxerweise markierte die Fertigstellung des PEAK System aber auch das Ende meines Aufgabenmanagements in Evernote.

 

Merlin: 

Warum? Was hat sich geändert.

Enrico:

Weil ich als zertifizierter Evernote Berater, mit meinem Unternehmen SimProCon in einem Evernote Business Account arbeite, in meinem regulären Job bei Point Marketing mit meinem dortigen Team einen zweiten Evernote Business Account bediene, die Paperless Pioniers ihre Aufgaben und Projekte bis Januar 2017 in Trello verwalteten, ist es um einiges schwieriger geworden jeden Tag die Übersicht zu behalten. Natürlich kann ich über Automatisierungsdienste wie Zapier oder IFTTT Aufgaben direkt ins Evernote übertragen. Doch gibt es bei der Nutzung von zwei Evernote Business Accounts ein grundlegendes Problem. Die Aufgaben und das Aufgabenlisten Notizbuch eines Business Accounts kann man zwar mit einem zweiten Account teilen, jedoch wird dieses geteilte Notizbuch dann nicht in der Business Sektion des Empfängeraccount angezeigt sondern in der persönlichen Sektion. Diese zwei Bereiche lassen sich nicht sinnvoll miteinander verbinden. Also musste ich Anfang diesen Jahres meine Aufgabenmanagementsystem und damit mein gesamtes Produktivitätssystem neu justieren.

Also hieß es für mich, dass Aufgabenmanagement von Evernote zu trennen und Evernote letztlich nur noch als Ort für meine Referenzmaterialien und das kollaborative erstellen von Konzepten zu nutzen.

 

Merlin: 

Vielen Dank an Enrico für diese Wunderbaren antworten.

Wie siehst du das wie nutzt du eine To Do Liste baust du dein Aufgabenmanagement auf bitte teile uns deine Gedanken und Ideen dazu doch bitte in den Kommentaren mit.

Bis dahin keep going!



Artikelbild Quelle: Pixabay

Merlin Mechler
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Merlin Mechler

Community Blogger bei Paperless Pioneers
Ich schreibe über minimalistische Produktivität in digitalen Zeiten unter www.merlinmechler.de und bin darüber hinaus Blogger und Social Media Hero bei den Paperless Pioneers.

In meinem ersten Leben war ich im Sozialwesen tätig, habe mich dann jedoch umorientiert und bin in die CallCenter Branche gewechselt.

Aufgrund meiner Multiple Sklerose Erkrankung musste ich meinen Weg dort allerdings aufgeben (Zum Glück! ;D) und habe mit dem bloggen begonnen.

Dein Fan,
Merlin
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