Leider muss ich mir an der Stelle eingestehen, dass das Leben nicht immer so klappt, wie man es sich vornimmt. Oft genug habe ich ja schon erwähnt, dass ein Plan zwar gut ist, aber niemals die Realität wieder spiegeln kann. Und genauso ist es mir dann auch ergangen und ich musste am Plan ein wenig etwas ändern. Nichts desto trotz bleibt das Ziel in meinem Fall nach wie vor klar formuliert: Papierlose Buchhaltung und papierloses Büro Ende Q1 2018!

Zuerst möchte ich mich all denjenigen entschuldigen, die voller Eifer bei der Macher Challenge mit gemacht habe, jetzt aber die Blog-Beiträge vermisst haben. Ich hoffe, dass ich das in den nächsten Wochen wieder wettmachen kann und sage dir zu, dass ich dir gerne zur Hilfe und Seite stehe, wenn du Fragen haben solltest. Unter den Blog-Posts kannst du mir dazu Fragen formulieren, genauso wie wir gerne über die Facebook-Community unter dem jeweiligen Facebook-Post zum Blog-Artikel über Fragestellungen sprechen können.

Was ist bei mir passiert?

Das Jahr ging los mit Pauken und Trompeten. Nicht nur nebenberuflich gab es eine Menge zu tun, vor allem in meinem Hauptberuf hat uns das Arbeitsvolumen etwas überrascht. Das ist nicht schlimm, nur sind die Prioritäten bei mir an der Stelle sehr eindeutig zu Gunsten meines Hauptberufs. In der eigentlich ruhigen Zeit habe ich dann noch eine klitzekleine Reise nach Thailand gemacht, so dass es sich entsprechend gestapelt hat. Nun denn, lange Rede kurzer Sinn: Der eingeplante Puffer wäre aufgebraucht und nun geht es mit der Challenge weiter!

Natürlich habe ich während der letzten Wochen mich auch immer mal wieder fragmentweise mit meinem papierlosen Büro beschäftigt. Aus meinem angedachten Wechsel beim Scandienstleister für Postsendungen zu Caya ist bis dato nichts geworden. Das hole ich aber noch entsprechend nach und berichte dir dann gerne über meine Erfahrungen. Sehr wohl beschäftigt hat mich allerdings das Thema der papierlosen Buchhaltung. Warum? Nun, recht einfach formuliert wird das papierlose Büro deutlich schneller realisiert, wenn man erst gar keine Dateien auf dem eigenen Desktop produziert oder diese gar ausdruckt. Letzteres konnte ich bis dato immer vermeiden, aber die Rechnungen wollen ja dennoch gestellt werden.

Was für eine papierlose Buchhaltung kommt für mich in Frage?

Auf der Suche nach einer Lösung für die papierlose Buchhaltung habe ich vor allem nach einem Tool geschaut, dass folgenden Anforderungen gerecht wird:

  • Arbeit auf einer Weboberfläche
  • App-Lösung um von unterwegs arbeiten zu können
  • Direkter Mailversand der Rechnung aus dem Programm heraus
  • Erstellung der steuerlichen Übersichten (EÜR, Bilanz)
  • Ggf. Anbindung an das Online-Banking um den Zahlungsabgleich zu nutzen

Auf meiner Reise durch die Suchergebnisse von Google bin ich auf eine Anwendung aufmerksam geworden, die relativ viele meine Anforderungen schon umgesetzt hatte. Ich möchte an der Stelle auch ganz ehrlich sein: Ich habe nicht weiter recherchiert, sondern Dank einer überzeugenden Vorstellung in einem Youtube-Video sofort zugeschlagen.

Einen kleinen Dämpfer musste ich dann hinnehmen, als ich davon vor kurzem André erzählt habe. Dieser merkte an, dass die Anwendung für mich als Einzelunternehmer zwar sehr gut geeignet ist, aber beispielsweise für juristische Personen wie eine UG oder eine GmbH sehr schwierig bei der Anbindung an den Steuerberater ist. Kritik ist angenommen und verstanden, aber für die kommenden Jahre ist das kein wirkliches Thema für mich. Natürlich nehme ich gerne Wachstum und kümmere mich auch aktiv darum, allerdings beabsichtige in der derzeitigen Konstellation nicht unbedingt in eine Kapitalgesellschaft umzufirmieren.

Rechnungen schreiben in „angenehm“

Ich weiß, ich äußerte mich mal zu meinen Excel-Tabellen die als Rechnung vollkommen ausreichend sind. Sind sie auch, aber für rund 200 Euro im Jahr finde ich, dass das Buchhaltungsprogramm eine Menge bietet. Wie du vielleicht weißt versuche ich tote Zeiten zu produktiven Zeiten zu machen. Mit einer App und der Möglichkeit von überall aus Rechnungen zu schreiben, ist eine Menge gewonnen.

Zusätzlich, und das ist mein persönliches Highlight, kann die Anwendung alles Notwendige für den Steuerberater vorbereiten. Und dabei rede ich auch von meinen Eingangsrechnungen. Diese kann ich mit der App direkt fotografieren und an meinen Account schicken, wo diese dann entsprechend verbucht wird. Das kann meine Excel-Tabelle nicht und vermutlich ist es auch der Grund, weshalb ich meine Caya-Ambitionen noch nicht umgesetzt habe.

Ich kenne noch nicht alles und bei Weitem habe ich noch nicht alle Funktionen durch, aber das was ich bis dato gesehen habe reicht mir vollkommen aus, um mich zu begeistern. Einerseits habe ich ein gutes Tool gefunden um meine Rechnungen zu schreiben und sie zu versenden und andererseits kann ich eigentlich meine komplette Buchhaltung darüber organisieren. Da mein Business bis dato sehr einfach gehalten ist, steht meinem Vorhaben eigentlich nichts gegenüber mir den Steuerberater erst einmal zu sparen und auf diese Lösung zu setzen. Dank der Zertifizierung nach den GoBD kann ich die Belege dort sogar langfristig im Archiv ablegen.

Und so soll es weiter gehen

Wie bisher auch gehandhabt werde ich mir von André diese Woche eine Aufgabe abholen und dann für mich umsetzen. Ich glaube nach wie vor, dass wir mit der Zeit noch sehr gut hinkommen und bin guter Dinge für die Zukunft. Vielleicht wird es ein wenig herausfordernd, aber das ist ja das Gute an einer Challenge.

Wie sieht es bei dir aus? Was macht deine Challenge aus 2018, unabhängig vom papierlosen Thema?

Artikelbildquelle: https://pixabay.com/de/b%C3%BCro-buchhaltung-wirtschaft-495808/

Tobias Lindner

Tobias Lindner

Prozessoptimierung sowie große Gebilde aus Prozessen zu basteln ist meine große Leidenschaft. Vor einiger Zeit habe ich als Abwechslung dazu das Schreiben für mich gefunden.

Ich schreibe zu vor allem über das Thema Geld sparen/Finanzen sowie das Zeitmanagement. Tim Ferris hat mich mit seiner Vier-Stunden-Woche schwer beeindruckt und seit dem versuche ich meine Arbeit so produktiv wie möglich zu gestalten.

Hier möchte ich vor allem meine frischen Erfahrungen als Paperless Pioneer sowohl privat als auch nebenberuflich mit euch teilen. Ich freue mich sehr über die Chance!
Tobias Lindner
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