Ein papierloses Büro mit iPad umzusetzen ist aus verschiedenen Gründen eine Überlegung wert. Ob du nun mobiler werden möchtest, einfach und unkompliziert von überall auf all deine Dokumente zugreifen können möchtest oder begeistert von der aktuellen Technik und deren Möglichkeiten bist. Die Möglichkeit ein papierloses Büro mit iPad und co. umzusetzen sind heutzutage simpler denn je.

Im folgenden zeigen wir dir, wie du das machen kannst und welche Programme wir dabei zum Beispiel verwenden.

Ein papierloses Büro mit iPad und den richtigen Apps

Das wichtigste ist hierbei die Auswahl der richten und wichtigsten Apps.

Um ein papierloses Büro mit iPad zu führen und umzusetzen werden ein paar Grundlegende Dinge benötigt, die du aber alle ohne Probleme zur Hand hast.

  • Ein Scanner, um alle Dokumente die du erhältst umgehend zu Digitalisieren.
  • Ein DMS (abk. Dokumentenmanagementsystem) in welchem du deine digitalisierten Dokumente ablegst, archivierst und jederzeit finden kannst.
  • Ein digitaler Notizblock, welcher dir die Möglichkeit bietet sowohl handschriftliche Notizen zu machen, als auch bestehende Dokumente zu annotieren.

Wie du siehst ist die Menge an Tools die du für ein papierloses Büro mit iPad benötigst vergleichsweise überschaubar. Im nächsten Schritt möchten wir nun näher auf die einzelnen Schritte eingehen.

Verwandle das iPad zum mobilen Scanner

Mit den aktuellen iPad Versionen kannst du problemlos Dokumente scannen. Die eingebauten Kameras haben mittlerweile so hohe Auflösungen, dass es dir möglich ist die Dokumente zur späteren Weiterverwendung auch auszudrucken ohne einen Qualitätsverlust zu bemerken.

Allerdings benötigst du zum scannen deiner Dokumente erstmal eine entsprechende App, die dir all das erst wirklich ermöglicht. Das simple Abfotografieren der Dokumente ist aufgrund des resultierenden Dateiformats ungünstig. (Fotos werden als .jpeg gespeichert, Dokumente sollten aber als .pdf vorhanden sein) Wir möchten dir nun gerne eine Auswahl an beliebten und von uns genutzten Scanner-Apps vorstellen.

Scanner-Apps unter der Lupe

ScanBot ist die bisher beliebteste App in der Kategorie der Scanner-Apps. Zum einen kannst du sie kostenlos nutzen und zum anderen bietet ScanBot dir eine vielzahl an Workflows um deine Dokumente nach dem einscannen weiterzuverwenden. Gleichzeitig wird dir auch ein simples Ordnerbasiertes DMS innerhalb von ScanBot geboten. Die Dateien werden hierbei in iCloud Drive gespeichert.

ScannerPro von Readdle ist ein guter Ersatz zu ScanBot. Sowohl die Qualität der gescannten Dokumente, als auch der nachfolgende Prozess der Weiterverarbeitung läuft reibungslos. Zudem arbeitet ScannerPro optimal mit den restlichen Apps von Readdle zusammen.

Office Lens gehört als Teil von Microsofts Office Paket zum Standard auf vielen Business Geräten. Grundsätzlich ist die Benutzung simpel und gut. Allerdings werden keine ausschlaggebenden oder überragenden Alleinstellungsmerkmale geboten.

Lade dir die oben genannten Apps am besten einmal selbst runter und überprüfe die Usability jedes der Programme selbst. Wenn du Evernote Nutzer bist kann ich dir zudem auch noch Scannable empfehlen. Diese Scanner-App ist allerdings an ein Evernote-Konto gebunden und ist aus diesem Grund nicht in der Liste oben aufgetaucht.

PS: Ein kleiner „Insidertipp“, ab iOS 11 gibt es eine Scanner Funktion die von Apple direkt in der Notizen-App eingebaut wurde. Ich befinde mich mit meinen Geräten seit dem Start der Public Beta auf iOS 11 und kann dir daher mitteilen, dass die Scanner Funktion der absolute Renner ist. Wenn man auf die Workflows von ScanBot verzichten kann, werden alle anderen Scanner Apps unbrauchbar.

Just my thoughts…

Dokumente ablegen und archivieren leicht gemacht

Um ein papierloses Büro mit iPad und maximaler Effizienz umzusetzen brauchst du natürlich eine gute Lösung wo deine Dokumente liegen und verwaltet werden können.

Je nach Gebrauch kannst du verschiedene Möglichkeiten nutzen. Diese Unterscheiden sich im groben in zwei Kategorien. Du hast zum einen den simplen Cloudspeicher der alle Dokumente für dich verwahrt. Und zum anderen kannst du „Notiztools“ nutzen und um diesen Aspekt des Verwahrens und Archivierens erweitern.

 

Cloudspeicher für das papierlose Büro

Bei Cloudspeichern hast du mittlerweile eine nahezu unendliche Auswahl an verschiedenen Anbietern. Unterscheiden tun diese sich im eigentlichen nur durch den Preis. gut 90% der Anbieter haben ihre Server in den vereinigten Staaten von Amerika zu liegen, weshalb der Datenschutz dort leider stark vernachlässigt wird.

Wir haben hier zu lande ein paar Anbieter, die dir eine Möglichkeit mit deutschen Servern anbieten. (Microsoft ist gegen Aufpreis nebenbei auch dabei)

Wenn man den Datenschutz nicht beachtet oder du als Privatperson nicht so viel wert darauf legst, gibt es folgende Anbieter die man restlos empfehlen kann um ein papierloses Büro mit iPad effizient umzusetzen.

Dropbox ist seit Jahren der Platzhirsch, welcher auch in vielen Unternehmen Verwendung findet. iCloud Drive ist so erst vor kurzem gestartet, versucht aber mit günstigeren Preisen Dropbox zu untergraben. Die Beschränkung auf die Apple Welt ist dort der einzige Nachteil. OneDrive kann hervorragend als Ergänzung zum Microsoft 365 Paket genutzt werden, weil man direkt 1 TB Speicher im Paket erhält. Google Drive ist praktisch, weil du mit 15 GB Speicher startest und übersichtliche Apps für Smartphone/Tablet und Web hast.

Bei Cloudspeichern kannst du dir schnell und einfach eine umfangreiche Ordnerstruktur erschaffen und aufbauen um deine Dokumente zu ordnen und entsprechend zu archivieren. Für die Bearbeitung oder Weiterverwendung der Dokumente kannst du diese auf dem iPad einfach aus dem Speicher teilen und somit an ein weiteres Programm übergeben.

Legst du auf den Schutz deiner Daten besonderen Wert?

 

Das ist vollkommen verständlich! Wer legt nicht wert auf den Schutz der eigenen und sensiblen Daten. Da dieses Thema in den letzten Jahren immer aktiver wird und an Präsenz gewinnt, hegen immer mehr Menschen den Wunsch danach Softwarelösungen “Made in Germany” zu bekommen. Das wichtigste dabei ist natürlich, dass die Rechenzentren auf deutschem Gebiet liegen und die eigenen Daten somit unter das deutsche Datenschutzrecht fallen.

Bei den Paperless Pioneers nutzen wir 2 Anbieter mit Servern in Deutschland. Natürlich auch deshalb um damit Erfahrung zu sammeln und diese dann anschließend an dich weiterzugeben.

  • NextCloud (Nutzen wir für unsere KideoCloud)
  • CenterDevice (Es gibt über den Link einen Rabatt für alle Paperless Pioneers)

Centerdevice bietet dir neben dem lagern und archivieren deiner Daten außerdem noch die Möglichkeit des leichten Exports der Daten, sodass auch Geschäftspartner und Kollegen schnell Zugriff auf wichtige Daten bekommen können. Gerade bei der Zusammenarbeit im Team ist die gegebene Kommentarfunktion überaus nützlich. Auch das Versionsmanagement kann hilfreich sein, wenn man ältere Versionen eines Dokumentes benötigen sollte.

Zusammengefasst ist Centerdevice ein sehr gutes Programm mit deutschen Servern und somit deutschem Datenschutz. Die Funktionen ähneln dabei Dropbox. Für jeden der mehr Wert auf den Schutz der eigenen oder Unternehmensdaten legen möchte, sollte einen Blick auf Centerdevice werfen.

Notiztools zweckentfremden für ein papierloses Büro mit iPad

Der Punkt klingt zwar hart, aber in den letzten Jahren ist genau dieses Vorgehen immer mehr zum Trend geworden. Egal welche Apps man zum Notieren nutzen kann, sobald die Möglichkeit besteht mehr als Text in eine Notiz hinzuzufügen, wurde der Gedanke gefasst die App auch für mehr zu nutzen. Es gibt in diesem Bereich 4 Prominente Apps die immer wieder gegeneinander verglichen werden und im Rampenlicht stehen.

 

 

Notiztools unter der Lupe

Evernote und OneNote sind die beiden Konkurrenten, die schon seit Jahren versuchen sich gegenseitig auszustechen. Relativ neu am Markt ist Bear. Dafür bietet Bear eine super minimalistische und aufgeräumte Übersicht. Markdown wird innerhalb des Editors ebenfalls unterstützt, was in den letzten Jahren ebenfalls immer prominenter wird. Apple Notizen ist seit Jahren auf allen Apple Produkten vorhanden und wird demnach häufig genutzt.

(Markdown ist eine Formatierungssprache um mit verschiedenen Zeichen schnell und ohne große Umständlichkeiten den eigenen Text zu formatieren und beispielsweise Bilder einzupflegen und Hyperlinks einzufügen.)

Du kannst bei Evernote und OneNote PDF Dokumente in den einzelnen Notizen hinterlegen, wodurch ein Archiv schnell und einfach aufgebaut werden kann. Bei beiden Programmen ist ebenfalls der Vorteil der Plattformübergreifenden Anwendung. Darüberhinaus gibt es von beiden Programmen eine Web-Oberfläche um den Zugang noch einfacher zu gewährleisten.

Bear ist noch relativ neu und bietet Apps für verschiedene Betriebssysteme an. Eine Weboberfläche ist nicht vorhanden. Positiv kommen dem Programm aber das minimalistische Design und die Implementierung von Markdown. Mit einer jährlichen Gebühr von ca. 15€ ist die Software vergleichsweise günstig und bietet auch nur mit Abschluss eines Abos die Synchronisation und Inanspruchnahme verschiedener Themes an.

Apple Notizen sind als Standard-Anwendung auf jedem Apple Gerät vorhanden. somit besteht kein zwang eines Abos oder separaten Erwerbs der Software. Auch hier können Dateien einfach an Notizen angehangen werden um so ein Archiv zu erschaffen. Bei allen Programmen außer Bear können Dokumente direkt innerhalb der App annotiert werden um schnelle und unkomplizierte Bearbeitung zuzulassen.

Evernote bietet seinen Nutzern unterschiedliche Konto-Modelle an die bei 40€ pro Jahr anfangen und beim Premium Abo auf 70€ steigen. Hauptunterschied ist die Upload-Begrenzung die mit jedem Konto steigt.

  • Basis (Kostenlos) – 60 MB pro Monat
  • Plus (30€ pro Jahr) – 1 GB pro Monat
  • Premium (60€ pro Jahr) – 10 GB pro Monat

Evernote bietet darüberhinaus die beste Suchfunktion der bisher genannten Programme. Das ist je nach Struktur, des Dokumentenmanagementsystems, überaus hilfreich. Apple Notizen und Bear fallen bei der Suchfunktion etwas weg.

Annotieren von Dokumenten auf dem iPad

Der letzte Punkt ist natürlich die Bearbeitung der Dokumente die bisher gesammelt, gescannt und archiviert wurden. Im letzten Absatz haben wir bereits Programme vorgestellt, mit denen du auch Dokumente bearbeiten kannst.

OneNote ist dort der absolute Spitzenreiter um ein papierloses Büro mit iPad umzusetzen. Wenn es allerdings um Notizblöcke und handschriftliche Notizen auf digitaler Basis geht gibt es noch ein weiteres Programm, welches wir empfehlen können. Besonders von Evernote Nutzern kann dieses Programm als perfekte Ergänzung genutzt werden.

Die Sprache ist hier von GoodNotes. Neben der Möglichkeit Notizbücher mit unterschiedlichen Blattlayouts zu erstellen, können ebenfalls Dokumente importiert werden, die dann, nach der Bearbeitung, wieder exportiert werden können.

Besonders wichtig bei virtuellen Notizblöcken ist die Handschrifterkennung inklusive der Handballenerkennung um wesentlich angenehmer auf dem iPad zu schreiben. Beide Punkte sind bei GoodNotes überdurchschnittlich gut gelöst und umgesetzt.

Fazit für dein papierloses Büro mit iPad

Ein papierloses Büro mit iPad umsetzen und pflegen ist anfänglich nicht kompliziert, auf lange Zeit gesehen aber absolut effizient. In den einzelnen Etappen kamen nun Apps vor die du Etappenübergreifend benutzen kannst.

Schau dir am besten die einzelnen Apps einmal selbst an. Teste sie und entscheide dann, welche Apps für deinen persönlichen Workflow am besten passen.

Bei jeglichen Fragen dazu stehen wir dir immer zur Verfügung.

Paperless Grüße,

Dein Paperless Pioneers Team

 

PS: Wenn du noch mehr über die Möglichkeiten des iPads erfahren möchtest, kannst du >hier< vorbeischauen.

Quellenangabe der Bilder: Pixabay
Merlin Mechler
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Merlin Mechler

Blogger & Berater bei Merlin Mechler
Ich helfe jungen Start-Ups und Entrepreneuren groß zu werden, indem ich bei der Etablierung der Marke unterstütze und im gesamten Business Developement Prozess als Beratender Coach beiseite stehe.
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