Vor wenigen Wochen, genauer gesagt am 20.05.2017, war es soweit. Technikbegeisterte und Freunde des papierlosen Lebens kamen aus ganz Deutschland zusammen und wollten bei der zweiten Paperless Pioneers Conference dabei sein. Wie schon im letzten Jahr findet diese wieder im modernen und schönen CoWorking Space KLAN in Düsseldorf statt.

Wenn du die PPC02 nicht besuchen konntest oder das Event gerne nochmal Revue passieren lassen willst, kann ich dir außerdem noch 3 drei sehr großartige Artikel empfehlen. Zum einen haben Katrin und Mark zwei wunderbare Artikel aus Sicht der Gäste verfasst und aus Sicht der Sponsoren gibt es einen Artikel von elopage.

Damit das ganze Rund wird wollten wir natürlich auch aus unserer Sicht  einen Blogartikel mit unseren Eindrücken und Fotos für dich schreiben. Und was soll ich sagen, hier ist er 🙂

Der Aufbau und das Meet and Greet im KLAN

Ab kurz nach [08:00] Uhr ging der Aufbau los. Die Gerätschaften wurden aufgebaut und angeschlossen. Systemchecks wurden durchgeführt damit alles reibungslos läuft. Und wie du auf dem Foto oben erkennen kannst ist auch Ivan Blatter, einer der ersten Gäste, bereits angekommen. Nachdem Enrico und Christian mit den letzten Vorbereitungen soweit fertig waren, machte sich Enrico daran am Eingang des KLAN in einer ruhigen und gemütlichen Ecke Platz für sich zu schaffen.

Geplant war, dass Enrico den Tag über alle Speaker und auch das Team interviewen wollte. Im Laufe des Tages hat er dann auch entschieden Teilnehmer die Lust dazu hatten in seine Photo-Ecke zu holen und diese zu interviewen. Auf dem Bild unten kannst du sehen wie die Photo-Ecke beim Aufbau aussah. Aufgrund des frühen Erscheinens von Ivan Blatter wurde dieser direkt von Enrico hinein gebeten um ein Interview zu geben.

Back to the Mainstage

Im Hauptraum sind derweil immer mehr Gäste angekommen, haben sich einen Platz gesucht und konnten sich bereits kennenlernen. Neben den leckeren Croissants und Kaffe konnten sich alle Teilnehmer nun endlich mal persönlich treffen und über ihre Erfahrungen mit dem papierlosen Büro austauschen.

Direkt am Eingang des Hauptraumes gab es Platz für unsere Sponsoren. Dort wurden die beiden Tische von Centerdevice und fileee aufgebaut, sodass jeder Interessent weitere Informationen und Goodies erhalten konnte.

Der Startschuss zur PPC02

Es ist [11:09] Uhr

Nachdem sich nun alle schon etwas kennenlernen konnten und ausgetauscht haben, wurde das Meet and Greet beendet und die Zeit der spannenden Vorträge konnte endlich starten. Zum Anfang kam Christian der Geschäftspartner von André auf die Bühne, bedankte sich bei allen Teilnehmern für das Erscheinen und das Interesse.

Christian erzählte uns nun seine Geschichte, wie er zu der Erkenntnis kam papierlos leben und arbeiten zu wollen und schlussendlich dadurch André kennenlernte. Überzeugt und inspiriert von der Idee der Paperless Pioneers schloss sich Christian dem Team an.

Als nächstes betrat André die Bühne, auch er bedankte sich natürlich bei allen und gab einen kurzen Überblick über den Tagesablauf. Zudem zeigte er die erste Folie der PPC02 mit einem unerwarteten Aufruf an alle Teilnehmer. Jeder darf und soll Fotos machen und seine Eindrücke teilen! Mit der Familie, mit Freunden oder über Social Media. Nach dieser Ansprache hat André das Zepter an unseren ersten Speaker weitergereicht.

Wir haben den Aufruf “Aktiviert die Herde” mit den Hashtags (->#) #paperlesscommunity und #ppc02 bekannt gegeben.

Der erste Speaker: Gordon Schönwälder

Thema: Vom Chaoten zum professionellen Berater mit Todoist

Gordon Schönwälder unser Podcast-Guru betritt die Bühne und startet seinen Vortrag mit dem Scherz er sei doch gar nicht produktiv. Als André ihn dann kurzfristig als Speaker angefragt hat dachte er sich: “Bei einer Conference die sich mit dem papierlosen und produktiven Arbeiten beschäftigt soll ich als Speaker sein? Na das kann ja was werden.”

Das Publikum musste lachen und somit war das Eis als erster Speaker direkt gebrochen. Er zeigte nun das sein Tool der Wahl todoist ist, was ihm dabei hilft sein Chaos zu ordnen und zu strukturieren.

Gordon zeigte im folgenden die Möglichkeiten von todoist und wie er es einsetzt. Eine der praktischsten Funktion meinte er ist es Projektvorlagen zu erstellen und diese immer wieder zu importieren. So kann man eine Menge Zeit mit immer gleichen Aufgabenabläufen sparen.

Der zweite Speaker: Marius Gerwinn

Thema: Papierkram 2017 – Sind schon alle Digital?

Im Foto rechts: Die fileeebox inklusive des Scanaufsatzes

Im Foto rechts: Die fileeebox inklusive des Scanaufsatzes

Wie erledigt Lieschen Müller (ein Avatar) ihren Papierkram? Das war die Geschichte mit der Marius seinen Vortrag geschmückt hat. Wir kriegen alle Monat für Monat Post, die wir bearbeiten, archivieren und digitalisieren müssen. Hinter jeder Straßenecke warten mindestens 10 Programme mit denen du genau das erledigen kannst. Nur jedes Programm macht es doch irgendwie anders und das führt zu Problemen.

Wie du siehst sind selbst im Wandel zum digitalen noch immer Hürden und Steine auf dem Weg versteckt. Genau dort liegt die Vision von fileee. Marius möchte mit seinem Unternehmen den Papierkram für jedermann vereinfachen. Von der täglich anfallenden Briefpost über digitale Rechnungen bis hin zu Geschäftsdokumenten. Dafür sind verschiedene Etappen in der nächsten Zeit geplant die fileee schaffen muss. Ein Wunsch ist zum Beispiel, alle Rechnungen die in diversen Online-Portalen für uns bereit liegen automatisch zu greifen und direkt in fileee zu archivieren.

Der Vorteil dabei wäre es nur noch ein Programm anstelle von zig anderen zu nutzen. Sowohl der Vortrag als auch das Unternehmen sind bei vielen Besuchern sehr gut angekommen. Dementsprechend wurde der Stand von fileee im Laufe des Tages regelrecht besetzt, sodass Marius allen Interessenten neben der App auch die fileeebox inklusive Scanaufsatz präsentieren konnte.

Der dritte Speaker: Dominik Heilein

Thema: Sicherheit bei IT-Systemen

Ursprünglich hatte Enrico den Platz als Speaker mit dem Thema Evernote. Da in den letzten Wochen und Monaten das Thema Datenschutz und Sicherheit von Netzwerken durch die Ransomware “WannaCry” aufkam, hat André kurzerhand mit Enricos Einverständnis entschieden den Platz als Speaker an Dominik Heilein abzugeben. Als Experte für IT-Sicherheit und Prävention vor Hackern und Viren hilft HCS (Heilein Computer Services) seinen Kunden Sicher und Geschützt in der digitalen Welt zu agieren.

Unter dem Aspekt Lebst du sicher in der digitalen Zeit? zeigte Dominik uns wie Viren und Trojaner vorgehen um unsere Systeme zu infizieren. Dabei haben wir anhand von PowerPoint Folien gesehen wie ein solcher Angriff stattfinden kann und an welcher Stelle wir ansetzen können um uns davor zu schützen. Dafür konnte Dominik uns zeigen wie Firewalls aufgebaut sind und wie diese funktionieren.

Ein sensibler Knotenpunkt für den Angriff von Viren und Hackern sind beispielsweise öffentliche Hotspots. Hacker haben es leicht einen solchen Zugangspunkt nachzubauen und dann zu nutzen um an die Daten all jener zu kommen die sich darüber anmelden. Trotz des Vorteils, mit Hilfe von Hotspots, überall auf ein WLAN-Netz zuzugreifen birgt dieses vorgehen Risiken die bedacht werden sollten.

Zum Abschluss hat uns Dominik noch ein paar Tipps mit auf den Weg gegeben um unser privates Heimnetzwerk vor äußeren Angreifern zu schützen.

Mittagspause *yummi

Nach den drei ersten spannenden Vorträgen gab es natürlich eine Mittagspause mit leckerem Essen. Jeder konnte sich die Beine vertreten, etwas an die frische Luft und natürlich auch zu Mittag essen. Neben Salat gab es Spaghetti Bolognese, (auch in vegetarischer Form) sodass für jeden etwas dabei war.

Das Buffet

Das Buffet

Die Pioneers am Essen

Die Pioneers am Essen

Der vierte Speaker: Lars Bobach

Thema: Produktiver und fokkussierter Arbeiten

Nach dem Mittagessen ist auch Lars Bobach, unser vierter Speaker, pünktlich zu seinem Vortrag angekommen.

Als Einstieg in seinen Vortrag erzählt uns Lars eine Geschichte aus seinem Leben. Sie spielt ein paar Jahren zuvor. Lars sitzt in seinem Auto und wollte zur Arbeit fahren. Stattdessen saß er aber nur da und war wie gefesselt. Nach eigener Aussage stand Lars damals kurz vor dem Burnout.

Das war der Moment indem er entschied sich mehr mit Selbstmanagement zu beschäftigen. Denn trotz der drei Autos und der Firmen die er besaß war er nicht zufrieden. Irgendetwas fehlte. Und mit der Zeit wurde ihm auch klar was das war. Es war der Fokus, der Fokus auf die Ziele in seinem Leben. Er hatte ihn völlig aus den Augen verloren. Während seiner Recherchen ist er auf einen Blogger aus Amerika gestoßen der eine Möglichkeit bietet um sich selbst schnell über die eigenen Ziele klar zu werden. Dabei soll man sich folgende Situation vorstellen.

Du bist bei deiner Beerdigung. Schreibe nun auf was deine Familie. Deine Frau, deine Kinder und andere wichtige Menschen über dich sagen sollen. Was soll dein Vermächtnis sein, welches du hinterlässt? – Lars Bobach

Mit dieser Methode findest du schnell den Fokus für die Dinge, die dir wirklich wichtig sind im Leben. Als nächstes kam nun die Frage auf wie er diese Ziele nun erreichen kann. Dafür fand Lars Inspiration in dem Buch 7 Wege zur Effektivität (Affiliate Link) von Stephen R. Covey. Er fing an einen Lebensplan zu gestalten und zu führen. Dazu kommt noch die Bucket-Liste, eine Liste auf der du alle Sachen notierst die du noch erleben oder machen willst bevor du stirbst. Und um an seinen persönlichen Zielen arbeiten zu können, trotz des stressigen Tagesgeschäftes hat sich Lars die Eisenhower Matrix zu Hilfe genommen.

Der fünfte Speaker: Maximilian Zielosko

Thema: Digitale Buchhaltung mit dem Buchhaltungsbutler

Rechts neben Max: Die Eisenhower Matrix von Lars Bobach auf dem Flipchart.

Rechts neben Max: Die Eisenhower Matrix von Lars Bobach auf dem Flipchart.

Die vermutliche unangenehmste Aufgabe, welcher sich alle Unternehmer stellen müssen, ist die Buchhaltung. Schweiß und Panik bricht aus bei dem Gedanken daran. Ich weiß, dass es so ist. Sagt Maximilian zu Anfang seines Vortrages. Er zeigt uns wie umfangreich die Buchhaltung ist und welche Schritte noch immer gegangen werden. Ein Aktenordner voller Zettel und Blätter wird Monat für Monat zum Steuerberater gebracht. Dieser darf das ganze Chaos dann auseinander friemeln muss schauen wie damit klar kommt. Das bringt Stress mit sich, auf beiden Seiten.

Der Buchhaltungsbutler setzt genau an diesem Punkt an. Er bietet Unternehmen eine effiziente, elektronische vorbereitende Buchhaltung. Unternehmer müssen all Ihre Belege und Rechnungen somit nur noch direkt digitalisieren. Damit ist es dem Unternehmer möglich sich wieder mehr auf die Kernprodukte zu konzentrieren. Gleichzeitig kann der Steuerberater von der anderen Seite auf die digitalisierten Unterlagen zugreifen. Eine direkte Anbindung an DATEV ermöglicht somit auch dem Steuerberater eine effiziente Abwicklung des ganzen. Somit kann dieser sich entweder mehr auf die Kundenakquise konzentrieren oder seine bestehenden Mandanten besser betreuen und hat Entlastung.

Ein tolles Zitat von Maximilian am Ende, welches ihn Tag für Tag antreibt sein bestes zu geben.

Buchaltung soll wieder einfacher werden und Spaß machen – Maximilian Zielosko

Der sechste Speaker: Mark Kreuzer

Thema: Digitales Papier – die Revolution?

Die Digitalisierung ist nicht der Tod der Handschrift

Die Digitalisierung ist nicht der Tod der Handschrift

Als letzter Speaker betritt Mark, mit seinem Microsoft Surface, die Bühne.

Papierlos ist gut! Das heißt aber nicht, dass wir auf handschriftliche Notizen verzichten müssen – Mark Kreutzer

Er schalte sein Surface ein und öffnet OneNote. Er präsentiert uns wie schnell und leicht er dort Handschriftliche Notizen mit dem Rest kombinieren kann. Allen voran bietet OneNote sogar die Möglichkeit diese handschriftlichen Notizen zu durchsuchen. Klingt komisch bei meiner Handschrift, funktioniert aber! sagt Mark und zeigt uns direkt, dass er Recht behält. Mark zeigt uns direkt in OneNote auch den Grund wieso er nicht auf Evernote setzt sondern stattdessen OneNote nutzt. Die Ordnerstrukturen die er mit OneNote abbilden kann sind wesentlich umfangreicher und verzweigter als das man diese mit Evernote nachstellen könnte.

Wieso sollten wir in dieser immer weiter digital werdenden Welt noch auf handschriftliche Notizen setzen? Es ist Kunst. Es ist ein Handwerk. Ein Handwerk, welches nicht einfach so weggeworfen werden sollte. Außerdem haben Studien nachgewiesen, dass Dinge die wir per Hand notieren besser in unserem Kopf verankert werden. Die Verweildauer ist länger, weil wir mehrere Sinne bei handschriftlichen Notizen ansprechen.

Das Ende der PPC02 ist in Sicht

Nach all den spannenden Vorträgen gibt es noch einmal eine kleine Stärkung. Neben Quiche werden auch Falafel angeboten. Außerdem können sich alle Teilnehmer nochmal austauschen über die Erfahrungen und Dinge die sie heute machen konnten. Die Zeit wurde also genutzt um den Tag Revue passieren zu lassen.

Am Ende hat André noch einmal die Bühne betreten. Es gibt noch eine Neuigkeit die wir unbedingt mitteilen müssen!

Der heutige Tag verlief so gut und reibungslos. Wir waren vermutlich alle erstaunt. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden bereits heute eine Ankündigung zu machen. Es wird eine dritte PPC geben! Und die dritte Paperless Pioneers Conference werden wir in Berlin abhalten.

André hat eine PowerPoint Folie an die Wand geworfen mit einem QR-Code. Jeder der diesen Code scannt kriegt die Möglichkeit ein Ticket für die PPC03 in Berlin zu erwerben. Das geniale dabei ist der vergünstigte Preis der für diesen Moment gilt, denn als Teilnehmer der PPC02 erhielt man als Dankeschön 20% Rabatt auf die neuen Tickets.

Mit diesem Statement haben wir uns ganz herzlich von allen verabschiedet. Wir haben noch ein paar letzte Gespräche geführt und dabei alle Sachen abgebaut und uns auf unseren Feierabend gefreut. Alles mit Blick auf die nächste PPC in Berlin am 09.06.2018. Bist du dabei?

Wir haben da noch etwas für dich:

Alle schönen Dinge im Leben gehen irgendwann vorbei sowie diese Paperless Conference. Diesmal haben wir allerdings das gesamte Event von einem professionellen Videographen begleiten lassen. Wenn du also aus beruflichen oder privaten Gründen nicht teilnehmen konntest, haben wir hier ein kleines BonBon für dich.

In diesem Videopaket, ist der Vortrag von Lars Bobach völlig kostenfrei enthalten, wenn er dir gefällt und du mehr willst, wie das gesamte Bonusmaterial + die Handouts aller Speaker. Kannst du das PPC02 Video-Paket anschließend käuflich erwerben.

Hier geht es zum geschützten Vortrag von Lars Bobach:

 

Hinweis: Wir nutzen elopage.com um dir einen geschützten Mitgliederbereich mit allen wichtigen Informationen und Videos anzubieten. Nur elopage, als ein in Deutschland ansässiges Unternehmen.

Ermöglicht es eine Rechnung in unserem Namen auszustellen, welche Rechnungskonform beim jeweiligen Finanzamt in Deutschland eingereicht werden kann. Handelt es sich um ein kostenloses Produkt, wird nur dein Name und eine gültige eMail-Adresse zur Anmeldung benötigt.

Quellenangabe Bilder: Wir Danken herzlich Mark & Carla für die Bereitstellung des tollen Bildmaterials!

Merlin Mechler
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Community Blogger bei Paperless Pioneers
Ich schreibe über minimalistische Produktivität in digitalen Zeiten unter www.merlinmechler.de und bin darüber hinaus Blogger und Social Media Hero bei den Paperless Pioneers.

In meinem ersten Leben war ich im Sozialwesen tätig, habe mich dann jedoch umorientiert und bin in die CallCenter Branche gewechselt.

Aufgrund meiner Multiple Sklerose Erkrankung musste ich meinen Weg dort allerdings aufgeben (Zum Glück! ;D) und habe mit dem bloggen begonnen.

Dein Fan,
Merlin
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