Die GDPdU klingen namentlich zuerst wie eine Partei, aber es handelt sich dabei um die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Diese Verwaltungsvorschrift wurde im Juli 2001 vom Bundesfinanzministerium erlassen und war von 2002 bis 2015 gültig. Zum ersten Januar 2015 wurde sie durch die sogenannten GoBD ersetzt, welche wiederrum für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff stehen.

Klasse, denn jetzt wird es schwer dich als Leser für den Rest meines Beitrages zu begeistern. Ich verspreche dir an der Stelle aber, dass es eines der wenigen Male sein wird, wo du dich mit solchen Basics auf rechtlicher Ebene beschäftigen musst. Unternehmer zu sein bedeutet nicht nur Umsatz und Gewinn zu machen, sondern unter anderem gehört auch dazu die Unterlagen vernünftig aufzubewahren und für die entsprechenden Behörden im Zugriff zu haben.

Das papierlose Büro ist gesetzlich gesehen noch Neuland

Die Ämter und Behörden dieses Landes haben weit über 80 Millionen und hunderttausende von Unternehmen zu administrieren. Das ist an sich schon ein sehr großer Aufwand. Vor allem macht es starr – das nennen wir Bürokratie. Das ist per se nichts Schlechtes, sondern sorgt einfach für geregelte Abläufe und führt letztlich dazu, dass der Staat seine Steuern bekommt und diese für seine Bürger investieren kann.

Kommt nun irgendjemand daher gelaufen und meint, dass das papierlose Büro voll toll wäre, wird er dazu erst einmal nichts im Gesetz finden. Speziell in den Verordnungen, Verwaltungsvorschriften und Erlassen, wie es die GDPdU und GoBD welche sind, kann der Verwaltungsapparat nachvollziehbarer Weise nur immer auf die Dinge reagieren, die es bereits gibt. Gibt es also etwas Neues, findest du hierzu vermutlich keine Regelungen. Vielmehr ist die Frage zu stellen, an welchen Vorschriften sich die Realisierung orientieren könnte.

Die GDPdU sowie die GoBD sind genau das. Sie sind die Reaktion die Behörden auf den voranschreitenden Trend der Digitalisierung von Unterlagen, Dokumenten und anderweitigen Unterlagen. Als herausgebende Behörde ist das Finanzministerium natürlich vor allem an der Speicherung und Verwaltung von steuerrechtlich relevanten Unterlagen interessiert.

Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen

Die GDPdU sowie ihr Nachfolger GoBD enthalten Regeln für dich als steuerpflichtigen Unternehmer. Unter anderem sind auch deine Mitwirkungspflichten dort benannt, die dir auferlegt werden, wenn du deine Dokumente digital verwaltest. Hier stellt sich nun die Frage, welche Dokumente für das Finanzamt grundlegend von Bedeutung sind? Das lässt sich relativ einfach beantworten, denn es sind „nur“ drei:

Das sieht im ersten Moment sehr übersichtlich aus, aber letztlich umfasst es deine gesamte Buchhaltung. Alles das, was über deine Konten in irgendeiner Art und Weise betrieblich läuft, ist davon betroffen. Selbstverständlich ist damit auch die Aufbewahrung der relevanten Unterlagen für und aus den Jahresabschlüssen gemeint, die du den gesetzlichen Bestimmungen nach entsprechend lange aufbewahren musst.

Das Scannen und digitale Verwalten von Dokumenten, was wir Paperless Pioneers so lieben, stellt vollkommen neue Herausforderungen für die Behörden in Bezug auf die Datensicherheit und auch die Auswertbarkeit auf. Das, was bis dato nur das Papier konnte, nämlich im Original und unverändert herum liegen, musste in irgendeiner Art und Weise nun auch für digitale Dokumente ermöglicht werden.

Digitale Daten müssen den GoB genügen

Warum sollte sich bei digitalen Medien etwas in der Anforderung ändern, was jahrelang bei Papier-Dokumenten gut funktioniert hat? Insofern ist es wenig verwunderlich, dass die GoBD analog der Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, vor allem auf folgende Eigenschaften fokussiert sind:

  • Vollständigkeit der Daten
  • Nachvollziehbarkeit der Daten
  • Nachprüfbarkeit der Daten
  • Wahre und klare Aufzeichnungen

Nun ist es dir ja vielleicht von deinem Steuerberater bekannt, dass dieser die Belege grundsätzlich mit verschiedenen Nummern belegt und diese darauf vermerkt. Welche Nummern das genau sind, hängt von deiner Branche und Tätigkeit ab. Letztlich wendet er aber einen Kontenrahmen auf deine Buchungen und Belege an. Hier gilt: Keine Buchung ohne Beleg!

Auf jedem einzelnen Beleg ist also eine Verknüpfung zur entsprechenden Buchung vorzunehmen. Andernfalls wird der Anforderung „Keine Buchung ohne Beleg“ nicht ausreichend Rechnung getragen. Wie soll der Steuerberater denn nun aber die Kontierung und Erfassung deiner digitalen Unterlagen vornehmen? Am Bildschirm stempeln und notieren ist digital bis dato nicht möglich; zumindest nicht rechtssicher.

Hier reagieren die GoBD als aktuelle Vorschrift für digitale Belege entsprechend und schreiben dir als Unternehmer vor, dass es nur noch eine Verbindung zwischen Beleg und Buchung geben muss. Diese Verbindung entsteht auf Basis eines Datensatzes, der die erforderlichen Kontierungsinformationen enthält. Somit ist die Einhaltung der GoB sichergestellt bei der digitalen Verwaltung von Dokumenten.

Steuerrelevante Daten sind zeitnah zu buchen

Die zeitnahe Verbuchung von Belegen soll steuerrechtlich verhindern, dass Tatsachen durch eine verspätete Buchung verfälscht werden können. Dafür gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel. Demnach ist es per GoBD erlaubt die Belege innerhalb von 10 Tagen nach ihrem Anfall zu verbuchen. Ist das relevant für dich? Ja, könnte es sein, vor allem dann, wenn du Kassenbestände hast und diese regelmäßig führst.

Weitaus relevanter jedoch ist die Aufzeichnung nach Perioden und nicht laufend. Darunter versteht man Buchhaltungen, die beispielsweise zum jeweils Ersten eines Monats erstellt werden. Zu einem bestimmten Datum wird also eine aufgelaufene Buchhaltung verbucht. Hierzu ist die RN. 50 aus den GoBD in der aktuellsten Fassung wichtig. Dort steht:

Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht bzw. den Büchern vergleichbare Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen nicht laufend, sondern nur periodenweise erstellt, dann ist dies unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden:

  • Die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats erfolgt bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern bzw. den Büchern vergleichbare Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen und

  • durch organisatorische Vorkehrungen ist sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch) aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc.

Quelle: BMF – Bundesfinanzministerium, Auszug aus den GoBD vom 14.11.2014 (als eMail versandt)

Somit ergibt sich für dich als Unternehmer vermutlich die periodengesteuerte Verbuchung deiner Umsätze, deren Ergebnis du dann in elektronischer Form in der Umsatzsteuervoranmeldung oder halt dem Jahresabschluss meldest.

Was ist dann heute die Aufgabe?

Es gibt ernsthaft Unternehmer die glauben, dass während ihres Unternehmer-Daseins das Finanzamt keinerlei Interesse an den Daten hat. Entsprechend richten sie sich nicht auf den Besuch des Prüfers ein und machen einfach irgendwie.

Davon möchte ich dir ganz entschieden abraten. Ein Unternehmer in meiner Definition ist am langfristigen Wachstum seines Unternehmens interessiert. Folglich stellt er die Organisation auch genauso auf. Davon auszugehen, dass dich niemand überprüft und du dir deswegen Arbeitsprozesse erleichtern kannst, ist schlichtweg dumm und fahrlässig.

Das soll zwar nicht bedeuten, dass du alles so umsetzen musst, wie es im Gesetz steht. Vielmehr ist das Gesetz oder der Text einer Verordnung in gewisser Weise interpretationsfähig. Diesen Spielraum solltest du unbedingt GEMEINSAM mit der Finanzverwaltung ergründen. Dort sitzen die Experten für dein Anliegen, die auch gleichzeitig diejenigen sind, die dich und dein Unternehmen prüfen. Das papierlose Büro lässt per heute noch nicht mit einem gesetzlichen Leitfaden ohne das Zutun anderer umsetzen. Insofern bist du sogar darauf angewiesen Rücksprache mit den Mitarbeitern des Finanzamtes zu halten.

Die Aufgabe für diese erste, echte Woche der Macher-Challenge ist: Bereite deine Prozesse in der Buchhaltung so auf, dass sie langfristig und nachhaltig den GoB und den GoBD genügen!

Organisiere dich richtig – und du hast keine Probleme

In meinem Online-Kurs, auf Workshops oder bei Vorträgen betone ich eines immer wieder: Im Finanzamt arbeiten auch Menschen, mit denen man hervorragend reden kann! Nur weil die Finanzverwaltung öffentlich zumindest nicht sofort als strahlende Erscheinung auftritt, hat das keinerlei Rückschlussmöglichkeiten auf die Mitarbeiter die dort arbeiten. Ich habe für mich selbst und für Kunden schon mehrfach die Erfahrung gemacht, dass die Mitarbeiter dort überaus interessiert an neuartigen Lösungen sind, die auch ihre Arbeit erleichtern.

Die Aufgabe dieser Woche ist es also dein Unternehmen auf das papierlose Büro vorzubereiten. Du kannst dieses ohne Probleme nur dann umsetzen, wenn auch alle Beteiligten dazu nicken. Dein größter Partner ist hierbei vor allem das Finanzamt, da du hier gesetzlichen Verpflichtungen zur Erstellung deiner Buchhaltung unterworfen bist. Folglich „Partner up“ und kläre deine Vorgänge mit den Experten auf der Finanzverwaltung.

Es heißt ja immer so schön: „Sprechenden Menschen kann geholfen werden!“ Und genau das ist es eigentlich, was ich mit meinem heutigen Beitrag zum Ausdruck bringen möchte. Verlass dich bitte nicht nur auf das, was im Gesetz, einer Verordnung oder von angeblichen Experten im Internet geschrieben wird. Diese alle werden keine rechtliche Verantwortung für dich übernehmen. Sprichst du jedoch mit den Mitarbeitern des Finanzamtes und lässt dir deine buchhalterische Arbeitsweise bestätigen, hast du auf dem Thema absolute „Rechtssicherheit“. Also: Sprich, und dir wird geholfen!

Die GDPdU und GoBD sind enorm wichtig für dich, aber du musst es nur einmal klären

Natürlich gibt es in einem Land wie Deutschland entsprechende Vorschriften für die Verwaltung digitaler Dokumente. Selbstverständlich möchten die Behörden auch hier jederzeit ihre Interessen gewahrt wissen, wenn es darum geht etwas Neues einzuführen. Sieh das bitte nicht als Bedrohung oder Schikanieren. Nimm dir einmal die Zeit und kläre dein Anliegen mit denen, die es betrifft. Ich verspreche dir, dass du auf dem Thema dann Ruhe haben wirst.

So, und nun viel Spaß mit der Erledigung der Aufgabe und dem Anruf beim Finanzamt. Welchen Herausforderungen stellst du dich bei der Verwaltung der digitalen Dokumente? Gerne lese ich von dir deine Erfahrungen in den Kommentaren und freue mich über jeden Hinweis, den du mit den anderen Lesern teilen möchtest.

In diesem Sinne wünsche ich dir ein frohes, neues Jahr! Viel Erfolg bei der Umsetzung deines papierlosen Büros. Für alles andere wünsche ich dir Glück, Zufriedenheit und Gesundheit – auf das alle deine Vorhaben für 2018 geschafft werden können.

 

Ein Tipp: Kostenloser Ratgeber. für GoBD 2017 & 2018

(via ready2order.com)

 
André Nünninghoff
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André Nünninghoff

Gründer & Coach bei den Paperless Pioneers
Ich liebe alles Technische und bin großer Verfechter des K.I.S.S. (keep it simple, stupid) - Prinzips. Aus diesem Grund beschreibe ich meinen täglichen Workflow in meinem Evernote eBook, denn das papierlose Büro ist meine Leidenschaft. Beruflich bin ich als Paperless Coach unterwegs.Hier im Blog und auf iButler.me trage ich alles zusammen, das euch dabei unterstützt, euer papierloses Büro voranzutreiben. Gemeinsam leisten wir echte Pionierarbeit, also worauf wartest du?
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