Ja – es ist wirklich so. Ohne die Anwendung Todoist würde ich vermutlich vollkommen orientierungslos durch die Gegend irren und mich jeden Abend freuen, wenn ich es wieder nach Hause schaffe. Eigentlich kennt es jeder von uns, denn die Termine die wir uns merken müssen nehmen irgendwann überhand. Da reichen schon zwei Kinder, deren Kindergarten-Termine, Arzt-Termine, Sport-Aktivitäten, Geburstags-Parties und Freunde irgendwie koordiniert werden müssen (was zum Glück meine bessere Hälfte organisiert). Als Selbstständiger habe ich vermutlich wie jeder Angestellte auch noch zusätzlich die Termine, Fristen und Deadlines, die gleichermaßen eingehalten werden müssen.

Warum alles im Kopf behalten?

Jeder kann es machen, wie er möchte. Ich habe mich für meinen Weg entschieden und ich möchte dir erklären warum. Angeblich treffen wir Menschen pro Tag rund 20.000 Entscheidungen. Dabei ist dann aber alles inkludiert. Mit welcher Hand hebe ich das Telefon ab? Welchen Fuß setze ich zuerst aus dem Bett? Fahre ich noch gelb über die Ampel? Allerdings müssen weder du noch ich jedes Mal wirklich eine Entscheidung treffen, denn in den meisten Fällen wählen wir die Option unterbewusst.

Unser Unterbewusstsein ist ein riesiger Speicher. Um dorthin zu gelangen müssen wir eine Entscheidung aus einer bestimmten Konstellation heraus über einen gewissen Zeitraum beständig gleich entscheiden. Man spricht dann irgendwann von einer Gewohnheit oder einer Routine. Diese Entscheidungen werden automatisch im Unterbewusstsein getroffen. Über bleiben am Ende circa 100 Entscheidungen, die wir am Tag aktiv entscheiden müssen.

Dazu würden unter anderem die Entscheidungen zählen, die streckenweise vollkommen unnütz sind. Die Entscheidung ob ich zum Kalender gehe und schaue ob mein Sohn heute Kinderturnen hat oder nicht, möchte ich nicht treffen. Vor allem möchte ich darüber nicht entscheiden, wenn ich später im Büro eine wirklich wichtige Entscheidung treffen muss. Beispielsweise ob ich das Humboldt Carré in Berlin aus Austragungsort der Paperless Pioneers Conference 03 wähle? Die wirtschaftlichen Auswirkungen einer Fehlentscheidung wären hier recht groß.

Aus diesem Grund habe ich mich dafür entschlossen mir einen Helfer zu suchen, der mir möglichst viele Aufgaben und Entscheidungen abnimmt: taaadaaaaa, Todoist.

Mit Todoist planst du und vergisst

Wie du weißt versuche ich meinen Maileingang nach dem Zero-Inbox-Prinzip zu organisieren. Das bedeutet, dass dort keine Mail nach Feierabend verbleibt. Insofern muss jede eingehende Mail bearbeitet werden, was mit Todoist super funktioniert. Abhängig vom Inhalt der Mail ergibt sich für mich daraus ein To Do. Ein Kunde möchte ein Angebot, ein Teammitglied hat eine komplexe Frage oder was auch immer. In diesem Moment bin ich mit der Mail-Bearbeitung beschäftigt. Also terminiere ich mir das To Do mit Hilfe der Anwendung Todoist auf einen Zieltermin. Danach kann ich die Mail dem Vorgang anhängen und aus dem Eingang entfernen.

Genauso kann ich bei Telefonaten oder Termine verfahren. Ich nehme das To Do auf und terminiere die Erledigung bei mir. So haben alle Seiten eine realistische Einschätzung der Erledigung. Ich kann es vor allem auch direkt wieder auf dem Gedächtnis streichen, da mich die Planung daran erinnern wird.

Was kann Todoist alles?

Die Anwendung gibt es in mehrere Ausführungen. Es gibt eine kostenlose Variante, deren Funktionsumfang eingeschränkt ist aber sicherlich für den Anfang reicht. So können in dieser kostenlosen Variante einerseits alle mobilen Geräte synchronisiert werden und damit die Termine und To Dos einheitlich verwaltet werden.

Das wirkliche Herzstücke sind aber die To Dos und Aufgaben. Diese können per Eingabe an einem Endgerät oder Sprachnotiz angelegt und abgespeichert werden. Gleichermaßen können diesen dann Unteraufgaben zugewiesen, die wiederrum mit anderen Usern geteilt werden können. Die Steuerung erfolgt dabei über vier verschiedene Formen von Prioritäten, die du frei vergeben kannst. Terminserien und wiederkehrende Termine kannst du mit einem jeweiligen Fälligkeitstermin anlegen.

In der kostenpflichtigen Variante ist der Funktionsreichtum noch um diverse Helferlein erweitert. So kannst du dich beispielsweise über Erinnerungen auf bestimmte Ereignisse hinweisen lassen oder mit Hilfe von Etiketten Arbeitsvorgänge besser planen. Neben der Sprachnotiz kannst du Aufgaben auch per Mail erstellen lassen, die du an deinen Todoisten schickst. (Stichwort: PPP059 Say&Go) Kommentare, Datei-Uploads und diverse Team-Funktionen runden das Angebot ab.

Du verstehst es langsam

Ich denke du kannst nachvollziehen, wieso mir Todoist jeden Tag wieder „den Ar*** rettet“. Ich habe mich damit intensiv auseinander gesetzt und die Funktion genauso angepasst, wie es für mich ausreicht. Nun kann ich Todoist auch im Zusammenspiel mit anderen Programmen nutzen und mir die Arbeit um ein Vielfaches erleichtern.

Der Umstand, dass ich ein To Do dort eintrage und anschließend aus meinem Kopf streichen kann, spart mir sehr viele Kapazitäten für die wirklich wichtigen Dinge auf. So kann ich für mich selbst sagen, dass ich die Entscheidungen, die ich bewusst treffe auch wirklich ausreichend bedacht habe. Es ist nicht die 101. Entscheidung des Tages, die ich mit dem Würfel getroffen habe. Ich spüre, wie sehr mich die Anwendung entlastet. Außerdem mutmaße ich, dass Todoist einer der Gründe ist, warum ich eine schier unüberschaubare Menge an Daten, Aufgaben und Terminen doch noch recht gut zusammen halten kann.

Todoist läuft auf allen Endgeräten. Das sind so viele Vorteile und potentielle Erleichterungen auf der Hand. Du solltest Todoist also unbedingt mal eine Chance geben auch deinen Arbeitsalltag zu erleichtern und zu strukturieren, damit du die richtigen Entscheidungen treffen kannst.

Frage(n) an dich

Wie verarbeitest du deine To Dos und Termine? Was sind deine Tipps & Tricks, was empfiehlst du aus deinen Erfahrungen heraus? Lass es mich wissen 🙂

André Nünninghoff
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André Nünninghoff

Gründer & Coach bei den Paperless Pioneers
Ich liebe alles Technische und bin großer Verfechter des K.I.S.S. (keep it simple, stupid) - Prinzips. Aus diesem Grund beschreibe ich meinen täglichen Workflow in meinem Evernote eBook, denn das papierlose Büro ist meine Leidenschaft. Beruflich bin ich als Paperless Coach unterwegs.Hier im Blog und auf iButler.me trage ich alles zusammen, das euch dabei unterstützt, euer papierloses Büro voranzutreiben. Gemeinsam leisten wir echte Pionierarbeit, also worauf wartest du?
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